Hợp đồng lao động điện tử không còn là xu hướng, mà đang trở thành yêu cầu tuân thủ bắt buộc trong quản trị nhân sự hiện đại. Khi Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức được áp dụng, doanh nghiệp buộc phải chuẩn hóa toàn bộ quy trình ký kết, lưu trữ và xác thực hợp đồng theo nền tảng số. Chậm một bước có thể kéo theo rủi ro về hiệu lực hợp đồng, sai sót thủ tục và gián đoạn vận hành.
Để không rơi vào thế bị động, bộ phận Nhân sự và Ban lãnh đạo cần xây dựng lộ trình triển khai rõ ràng, đồng bộ từ hạ tầng công nghệ đến quy trình nội bộ. Xem chi tiết lộ trình và hướng dẫn thực hiện trong bài viết đầy đủ của Monday VietNam nhé.
1. Rà soát và cập nhật hạ tầng công nghệ
Doanh nghiệp cần làm việc với các đơn vị cung cấp phần mềm hợp đồng lao động điện tử để bảo đảm hệ thống đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có chức năng gắn Timestamp (dấu thời gian).
- Có khả năng kết nối với Nền tảng HĐLĐĐT của Bộ Nội vụ.
- Có khả năng tiếp nhận mã ID tự động.
Đồng thời, cần kiểm tra tính tương thích của phần mềm với các loại chữ ký số cá nhân phổ biến trên thị trường.
>>> Xem thêm bài viết: Hợp đồng lao động điện tử là gì? Có bắt buộc sử dụng hay không?
2. Hỗ trợ người lao động hoàn thiện định danh điện tử và chữ ký số
Để triển khai hợp đồng lao động điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần phối hợp hỗ trợ người lao động thực hiện:
(i) Đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 2
Hướng dẫn người lao động đăng ký tài khoản trên ứng dụng VNeID ở mức độ 2. Đây là điều kiện cần để:
- Đăng ký chữ ký số cá nhân;
- Thực hiện xác thực giao dịch điện tử;
- Tra cứu và quản lý thông tin hợp đồng lao động điện tử.
- Sử dụng tài khoản này để đăng ký chữ ký số và truy cập vào Nền tảng HĐLĐ điện tử để quản lý, tra cứu thông tin hợp đồng của chính mình.
(ii) Đăng ký và cấp phát chữ ký số cá nhân
Doanh nghiệp có thể phối hợp với các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp để:
- Hỗ trợ người lao động đăng ký chữ ký số cá nhân;
- Tổ chức cấp phát đồng bộ cho toàn bộ nhân sự, bảo đảm tính thống nhất trong quá trình ký kết hợp đồng.
>>> Xem thêm bài viết: 3 Lưu Ý Về Hợp Đồng Lao Động Điện Tử Năm 2026 Theo Nghị Định 337/2025/NĐ-CP
3. Xây dựng kế hoạch số hóa kho hồ sơ lao động hiện hữu
Doanh nghiệp cần lập kế hoạch chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử theo lộ trình phù hợp, bao gồm:
- Phân loại các hợp đồng lao động bằng văn bản giấy còn hiệu lực;
- Thực hiện scan, chuẩn hóa dữ liệu;
- Chuyển đổi theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP để sẵn sàng truyền tải lên hệ thống khi cơ quan quản lý yêu cầu.
Việc số hóa cần bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy xuất và bảo mật thông tin lao động.
4. Điều chỉnh quy trình nhân sự nội bộ phù hợp quy định mới
Doanh nghiệp cần cập nhật lại quy trình tuyển dụng và ký kết hợp đồng lao động điện tử theo hướng:
- Việc ký kết phải hoàn tất trước hoặc đúng ngày bắt đầu làm việc;
- Không thực hiện ký lùi ngày, tránh phát sinh rủi ro liên quan đến hiệu lực hợp đồng;
- Lưu trữ và quản lý hợp đồng trên hệ thống điện tử theo đúng chuẩn kỹ thuật.
- Cập nhật lại quy trình tuyển dụng và ký kết: Đảm bảo việc ký kết diễn ra trước hoặc đúng ngày bắt đầu làm việc để tránh vi phạm lỗi “hiệu lực hợp đồng” do không thể ký lùi ngày.
- Các hợp đồng đã ký trước đây vẫn tiếp tục có hiệu lực. Doanh nghiệp có thời gian để chuyển đổi dần dần mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Lưu ý: Căn cứ Điều 29 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các hợp đồng lao động đã ký kết trước thời điểm Nghị định có hiệu lực vẫn tiếp tục được công nhận giá trị pháp lý. Doanh nghiệp có thời gian để thực hiện chuyển đổi theo lộ trình, đảm bảo không làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tối ưu quản trị nhân sự và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động lao động. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn lộ trình triển khai, rà soát quy trình hoặc chuẩn hóa hồ sơ theo quy định mới, hãy liên hệ Monday VietNam để được đội ngũ chuyên gia pháp lý hỗ trợ chi tiết và đồng hành trong suốt quá trình chuyển đổi.
