Kể từ ngày 01/7/2025, Luật Doanh nghiệp sửa đổi chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong thủ tục đăng ký thành lập công ty TNHH thay vì nộp hồ sơ giấy phức tạp như trước. Trong bài viết sau, Monday VietNam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước nộp hồ sơ thành lập công ty TNHH qua dịch vụ công nhanh, chuẩn, tỷ lệ thành công cao.
Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký thành lập công ty TNHH
Theo Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020: Hồ sơ đăng ký công ty TNHH bao gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp:
- Đối với Công ty TNHH một thành viên (Mẫu số 2, Phụ lục I kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC)
- Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên (Mẫu số 3, Phụ lục I kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC)
2. Điều lệ Công ty
3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có):
- Danh sách thành viên Công ty TNHH hai thành viên trở lên
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi ((Mẫu số 10, Phụ lục I kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC)
4. Bản sao các giấy tờ:
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật (CCCD/hộ chiếu).
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo uỷ quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo uỷ quyền của thành viên là tổ chức (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, kèm theo giấy tờ các nhân của người đại diện theo ủy quyền).
- Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
5. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của luật Đầu tư.
6. Trường hợp thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Quy trình nộp hồ sơ thành lập công ty TNHH qua Cổng dịch vụ công
Sau đây là các bước chi tiết để thành lập công ty TNHH qua Cổng dịch vụ công đơn giản, tiết kiệm thời gian:
Bước 1. Truy cập Cổng Đăng ký kinh doanh và đăng nhập
Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ, các bạn có thể truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn/ . Tại trang chủ, chọn mục “DỊCH VỤ CÔNG” và bấm vào “Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến” để bắt đầu thực hiện thủ tục.
Tiếp theo, khi giao diện đăng nhập xuất hiện, bạn chọn “Đăng nhập bằng VNeID”. Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị hai phương thức đăng nhập gồm:
- Tài khoản cấp bởi Cổng Dịch vụ công quốc gia (dành cho Doanh nghiệp/Tổ chức)
- Tài khoản Định danh điện tử
Bạn chỉ cần chọn phương thức phù hợp với mình để tiếp tục quá trình đăng ký doanh nghiệp trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Sau khi đăng nhập thành công hệ thống sẽ hiển thị 2 trường hợp “Đã có tài khoản đăng ký kinh doanh” hoặc “Chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh”.
- Trường hợp 1: Nếu bạn đã có Tài khoản đăng ký kinh doanh → bấm “Liên kết tài khoản”. Nếu tài khoản đăng ký kinh doanh của bạn không khớp với tài khoản VNeID → bạn điền thay đổi thông tin cá nhân, sau đó hệ thống sẽ gửi email về việc ghi nhận thay đổi thông tin.
- Trường hợp 2: Bạn chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh → lúc này bạn cần tạo mới tài khoản đăng ký kinh doanh. Nhập thông tin xong thì bạn bấm lưu thông tin. Hệ thống sẽ gửi một email và bạn mở liên kết kết kích hoạt tài khoản để hoàn tất việc đăng ký tài khoản.
Bước 2: Chuẩn bị công cụ ký xác thực
Khi đã đăng ký tài khoản kinh doanh thành công, thì việc tiếp theo bạn cần có chữ ký hợp lệ. Nhà nước quy định chữ ký này phải gắn với tài khoản định danh điện tử VNeID vì vậy bạn truy cập vào app VNeID để đăng ký chữ ký số theo các bước sau đây.
- Mở ứng dụng VNeID, tại màn hình trang chủ, chọn “Dịch vụ khác”.
- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các mục, bấm “Chứng thư chữ ký số”.
- Nhập Passcode cá nhân của bạn để xác thực.
- Tiếp theo, chọn “Đăng ký chứng thư chữ ký số”.
- Chọn nhà phát hành chứng thư và kiểm tra thông tin cá nhân đã đăng ký.
- Xác nhận thông tin và hệ thống sẽ hiển thị “Tạo yêu cầu thành công” — như vậy, bạn đã hoàn tất đăng ký chữ ký số.
- Khi đã đăng ký thành công, bạn phải thực hiện thêm bước gán chữ ký số công cộng vào tài khoản VNeID thì chữ ký mới có hiệu lực khi nộp hồ sơ thành lập công ty TNHH.
Lưu ý: Để thực hiện ký số bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID), bạn cần đảm bảo tài khoản đã được xác thực định danh mức 2.
Bước 3: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập Công ty TNHH
Đầu tiên, bạn bấm chọn phương thức nộp hồ sơ, màn hình sẽ hiển thị 2 phương thức, hãy click vào ô “Nôp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh”
Tiếp theo, bạn chọn loại đăng ký trực tuyến là: “Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc”.
Sau đó, bạn bấm chọn loại hình “Công ty TNHH một thành viên” hoặc “Công ty TNHH hai thành viên trở lên”. Lưu ý: Nếu doanh nghiệp có giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ tương dương cần tích chọn: “Doanh nghiệp có GPĐT/ GCNĐKĐT”.
Tiếp theo, bạn kiểm tra và xác nhận lại toàn bộ thông tin đăng ký để đảm bảo chính xác trước khi hoàn tất.
Bước 4: Nhập thông tin hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH
Nhập đầy đủ thông tin vào các khối dữ liệu trên hệ thống. Sau khi nhập xong, màn hình sẽ hiển thị dấu ✓, tuy nhiên dấu này chỉ xác nhận rằng thông tin đã được lưu, chứ chưa đảm bảo là hồ sơ đã đầy đủ và chính xác. Do đó, bạn hãy kiểm tra kỹ từng mục trước khi tiến hành bước tiếp theo để tránh sai sót.
Bước 5: Scan và tải tài liệu đính kèm
Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, bạn tải lên các hồ sơ, giấy tờ như Monday VietNam đã đề cập ở phần 1 nhé. Về tệp đính kèm thì phải được scan có định dạng “.doc” hoặc “.pdf”, có dung lượng không quá 15Mb.
Bước 6: Ký xác thực và nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH
Nếu nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng, người ký xác thực hồ sơ cần gán ký số công cộng vào tài khoản. Người ký xác thực hồ sơ sẽ là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền.
Bước 7: Thanh toán lệ phí nộp hồ sơ đăng ký công ty TNHH
Sau khi nộp hồ sơ, bạn cần thực hiện thanh toán lệ phí đăng ký. Hệ thống hiện hỗ trợ hai phương thức thanh toán:
- Thẻ nội địa Smartlink
- Thẻ quốc tế KeyPay
Khi thanh toán thành công, hệ thống sẽ gửi email xác nhận để bạn nắm rõ tình trạng thanh toán. Hãy lưu lại email này để tiện theo dõi và làm căn cứ khi cần.
Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
Sau khi nộp hồ sơ, bạn cần theo dõi tiến trình xử lý. Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được tiếp nhận.
- Hồ sơ hợp lệ → Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử.
- Hồ sơ chưa hợp lệ → Cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo bằng văn bản yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung. Bạn cần chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ.
- Hồ sơ bị từ chối → Cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối để bạn nắm và xử lý.
Bước 9: Nhận kết quả Đăng ký thành lập công ty TNHH
Sau khi hồ sơ được cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý, sẽ có ba trường hợp kết quả:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Bạn sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản điện tử hoặc bản giấy tùy theo hình thức nộp).
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc hoặc thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không thống nhất: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu chi tiết nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Mọi yêu cầu chỉnh sửa của từng bộ hồ sơ sẽ được tổng hợp trong một thông báo duy nhất. Thời hạn sửa đổi, bổ sung hồ sơ: 60 ngày kể từ ngày nhận thông báo. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp không nộp hồ sơ chỉnh sửa, hồ sơ sẽ không còn giá trị và cơ quan đăng ký sẽ hủy hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý: Khi sửa đổi, bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp không phải thanh toán lại phí.
- Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối cho người thành lập doanh nghiệp.
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết cách nộp hồ sơ thành lập công ty TNHH qua dịch vụ công bạn có thể thực hiện thủ tục nhanh và chính xác. Trong trường hợp gặp bất kỳ khó khăn hay thủ tục phức tạp nào, đừng ngần ngại liên hệ với Monday VietNam. Đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý doanh nghiệp sẽ hỗ trợ bạn trọn gói, giúp quá trình thành lập công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
