Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 chính thức có hiệu lực, các doanh nghiệp sẽ phải giải quyết điểm xung đột pháp lý cốt lõi: Làm sao để vừa tôn trọng quyền “được quên” của người lao động (NLĐ), vừa không vi phạm các quy định lưu trữ chứng từ kéo dài hàng thập kỷ?
Từ 2026 người lao động nghỉ việc vẫn có quyền với dữ liệu cá nhân của mình
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 đặt NLĐ vào vị thế “chủ thể dữ liệu” với đầy đủ quyền năng. Theo Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng vẫn có đầy đủ các quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm:
- Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
- Đồng ý hoặc không đồng ý, cũng như rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu;
- Yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân;
- Yêu cầu cung cấp, xóa hoặc hạn chế việc xử lý dữ liệu; phản đối việc xử lý dữ liệu;
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật;
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức có liên quan áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Những dữ liệu của nhân viên bắt buộc phải lưu trữ theo luật
Theo Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, doanh nghiệp có nghĩa vụ xóa, hủy dữ liệu cá nhân khi chấm dứt hợp đồng lao động, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định yêu cầu tiếp tục lưu giữ dữ liệu.
Vậy, việc xóa, hủy dữ liệu cá nhân của nhân sự nghỉ việc không còn là sự lựa chọn mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc để ngăn chặn việc khai thác dữ liệu trái phép sau khi mối quan hệ lao động kết thúc. Tuy vậy, nguyên tắc “Xóa” được ưu tiên, nhưng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến nguyên tắc Ưu tiên áp dụng luật chuyên ngành.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về các loại dữ liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ, bất kể nhân viên có yêu cầu xóa hay không:
| Phân nhóm dữ liệu | Loại hồ sơ, chứng từ tiêu biểu | Thời hạn lưu trữ | Mục đích & Căn cứ pháp lý |
| Kế toán & Thuế | Bảng lương, Hợp đồng lao động, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi… | Ít nhất 10 năm tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm | Làm căn cứ quyết toán thuế và kiểm toán. (Luật Kế toán 2015, Luật Quản lý Thuế 2019) |
| Bảo hiểm xã hội | Hồ sơ đóng BHXH (Mẫu D02-TS…), danh sách điều chỉnh lao động. | Ít nhất 10 năm | Phục vụ công tác thanh tra chuyên ngành và đối soát đóng-hưởng. (Luật BHXH 2024) |
| Quyền lợi An sinh | Hồ sơ gốc làm căn cứ hưởng chế độ hưu trí, tử tuất. | 70 năm hoặc Vĩnh viễn | Đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội dài hạn cho chính NLĐ. (Luật Lưu trữ 2024) |
| An toàn lao động | Biên bản điều tra tai nạn lao động; Hồ sơ bệnh nghề nghiệp. | 15 – 20 năm | Phục vụ truy cứu trách nhiệm và giải quyết chế độ trợ cấp dài hạn. (Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015) |
| Tuyển dụng | CV, hồ sơ của ứng viên không trúng tuyển (không ký HĐLĐ). | Xóa ngay | Bảo vệ dữ liệu cá nhân của ứng viên. Ngoại trừ: Có thỏa thuận lưu trữ khác. (Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025) |
| Dữ liệu phụ trợ | Hình ảnh sự kiện, thông báo sinh nhật, thông tin liên lạc nội bộ của nhân viên cũ. | Xóa ngay | Khi chấm dứt HĐLĐ, các dữ liệu này không còn mục đích sử dụng hợp pháp. (Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025) |
Những thông tin doanh nghiệp PHẢI xóa ngay khi nhân viên nghỉ việc
Doanh nghiệp không được “mặc nhiên” lưu trữ, nhưng cũng không được “vội vàng” xóa. Chìa khóa nằm ở việc phân loại dữ liệu theo mục đích:
- Dữ liệu hành chính/phụ trợ: (Hình ảnh sự kiện, thông tin liên lạc nội bộ…) -> Xóa ngay khi nghỉ việc.
- Dữ liệu chứng từ pháp lý: (Lương, Thuế, BHXH…) -> Lưu trữ theo thời hạn luật định nhưng phải hạn chế quyền truy cập.
Rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp nếu không lưu xóa dữ liệu đúng quy định
Việc không tuân thủ nghĩa vụ xóa, hủy dữ liệu cá nhân có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với:
- Rủi ro bị khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện từ người lao động cũ;
- Nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân;
- Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp, đặc biệt trong các tranh chấp lao động hoặc khi bị thanh tra, kiểm tra.
Kết luận
Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025? Việc lưu – xóa dữ liệu nhân sự sau khi chấm dứt HĐLĐ không chỉ là vấn đề nội bộ, mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc từ 01/01/2026. Nếu thực hiện sai, doanh nghiệp có thể đối mặt với khiếu nại, xử phạt và rủi ro tranh chấp kéo dài. Nếu doanh nghiệp đang băn khoăn nên xóa dữ liệu nào – cần lưu dữ liệu nào – lưu trong bao lâu cho đúng luật, Monday VietNam sẵn sàng đồng hành tư vấn, rà soát và hoàn thiện quy trình phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp.
