Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ và từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử không còn là lựa chọn linh hoạt, mà đã trở thành yêu cầu tuân thủ pháp luật bắt buộc. Những quy định mới không chỉ thay đổi cách ký kết hợp đồng, mà còn siết chặt toàn bộ quy trình định danh, chứng thực, lưu trữ và quản lý dữ liệu lao động.
Nếu doanh nghiệp hoặc người lao động hiểu sai – làm thiếu – làm không đúng, rủi ro pháp lý hoàn toàn có thể phát sinh. Bài viết dưới đây của Monday VietNam sẽ phân tích những điểm mới quan trọng nhất cần đặc biệt lưu ý để giúp bạn chủ động thích ứng và triển khai hợp đồng lao động điện tử đúng luật ngay từ đầu.
1. Hợp đồng lao động điện tử phải được gắn dấu thời gian và cấp Mã định danh
Kể từ khi Nghị định có hiệu lực, một hợp đồng lao động điện tử được coi là hợp lệ không chỉ dừng lại ở việc ký kết. Hợp đồng cần đảm bảo các yếu tố quan trọng sau đây:
- Gắn dấu thời gian (Timestamp): Đảm bảo tính chính xác về thời điểm giao kết;
- Chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi truyền lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ;
- Cấp mã định danh (ID): Mỗi hợp đồng sẽ được cấp một ID duy nhất sau khi truyền lên hệ thống chung;
2. Bắt buộc sử dụng Chữ ký số cá nhân để ký kết hợp đồng điện tử
Đây là thay đổi quan trọng nhất đối với NLĐ. Các hình thức ký điện tử thông thường (như xác nhận qua email, nhấn nút “Đồng ý” hoặc vẽ chữ ký) sẽ không còn đủ điều kiện pháp lý.
Như vậy, đối với hợp đồng lao động điện tử, cả người sử dụng lao động và người lao động đều bắt buộc sử dụng chữ ký số hợp pháp để ký kết.
3. Phải số hóa hợp đồng giấy cũ đang tồn tại và cập nhật lên hệ thống
Đối với việc chuyển đổi hình thức từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy đang tồn tại sang hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện:
- Quét (scan) số hóa các hợp đồng gốc để chuyển đổi sang bản điện tử;
- Truyền dữ liệu lên Nền tảng HĐLĐ điện tử để được gắn mã ID theo quy định.
Lưu ý về quy định chuyển tiếp (Điều 29): Doanh nghiệp có thể yên tâm rằng các hợp đồng lao động điện tử đã xác lập trước thời điểm Nghị định này có hiệu lực chưa thực hiện xong thì vẫn được tiếp tục thực hiện, trừ trường hợp các bên thỏa thuận áp dụng quy định của Nghị định này.
Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP không chỉ là câu chuyện “chuyển đổi số” mang tính xu hướng, mà là yêu cầu tuân thủ bắt buộc, gắn trực tiếp với trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Vì vậy, ngay từ bây giờ, doanh nghiệp cần chủ động rà soát toàn bộ hệ thống hợp đồng hiện tại, chuẩn hóa quy trình ký số, chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật phù hợp và đào tạo nhân sự liên quan để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra đúng luật – đúng thời điểm – đúng quy trình.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn triển khai hợp đồng lao động điện tử, rà soát tính pháp lý hoặc xây dựng quy trình nội bộ phù hợp với Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hãy liên hệ Monday VietNam để được đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý hỗ trợ toàn diện, giúp bạn an tâm vận hành và phát triển bền vững trong giai đoạn chuyển đổi mới.
