Nghị định 337/2025/NĐ-CP về Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT) đã chính thức có hiệu lực. Tuy nhiên, để triển khai đúng và đủ, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa “thời điểm hiệu lực” và “thời điểm bắt buộc áp dụng tiêu chuẩn mới”, cũng như tính chất tự nguyện của hình thức này.
Các mốc thời gian quan trọng doanh nghiệp cần chú ý
Dựa trên Điều 28 của Nghị định, doanh nghiệp cần lưu ý hai cột mốc sau:
- Từ ngày 01/01/2026: Nghị định chính thức có hiệu lực thi hành về mặt pháp lý.
- Chậm nhất ngày 01/07/2026: Nền tảng HĐLĐĐT quốc gia chính thức vận hành. Đây là thời điểm bắt đầu áp dụng thống nhất cơ chế quản lý, vận hành và các tiêu chuẩn kỹ thuật (mã ID, dấu thời gian) cho các bên lựa chọn giao kết điện tử.
Không bắt buộc chuyển đổi sang Hợp đồng điện tử
Một trong những điểm quan trọng nhất cần làm rõ là: Pháp luật không bắt buộc Doanh nghiệp và Người lao động (NLĐ) phải sử dụng HĐLĐĐT.
- Các bên vẫn có quyền lựa chọn ký hợp đồng giấy truyền thống.
- Không bắt buộc phải ký lại hoặc chuyển đổi các hợp đồng giấy đã giao kết trước đó sang hình thức điện tử.
- Mốc 01/07/2026 chỉ là thời hạn để chuẩn hóa tiêu chuẩn pháp lý cho những ai lựa chọn hình thức điện tử.
Quy chuẩn kỹ thuật nếu lựa chọn hợp đồng lao động điện tử
Nếu Doanh nghiệp lựa chọn thực hiện HĐLĐĐT để tối ưu hóa quy trình, từ sau ngày 01/07/2026, các yêu cầu sau phải được tuân thủ tuyệt đối:
- Định danh mức độ 2: NLĐ cần có tài khoản VNeID mức độ 2 để đăng ký chữ ký số và truy cập nền tảng.
- Chữ ký số cá nhân: NLĐ bắt buộc ký bằng chữ ký số hợp pháp, không sử dụng các hình thức ký tạm thời hay ký ảnh.
- Tính minh bạch (Mã ID & Timestamp): Mọi hợp đồng phải được gắn mã ID và dấu thời gian thực. Điều này đồng nghĩa với việc không thể ký lùi ngày (backdate) trên hệ thống.
- Số hóa hợp đồng giấy: Trường hợp muốn đưa hợp đồng giấy lên hệ thống quản lý chung, doanh nghiệp phải scan số hóa và truyền dữ liệu để gắn mã ID.
Bảng tóm tắt lộ trình chuẩn bị thực hiện quy định về hợp đồng lao động điện tử
| Thời điểm | Nội dung thực hiện | Ghi chú |
| 01/01/2026 | Nghị định có hiệu lực | Bắt đầu nghiên cứu và rà soát quy trình nội bộ. |
| Hiện tại – 30/06/2026 | Giai đoạn chuẩn bị | Hỗ trợ NLĐ đăng ký VNeID mức độ 2; trang bị chữ ký số cá nhân. |
| 01/07/2026 | Vận hành Nền tảng quốc gia | Mọi HĐLĐĐT phát sinh từ lúc này phải tuân thủ đúng quy trình gắn ID/Timestamp. |
Lời khuyên cho Doanh nghiệp
Mặc dù không bắt buộc, nhưng HĐLĐĐT là xu hướng tất yếu giúp giảm chi phí lưu trữ và quản lý. Doanh nghiệp nên tận dụng khoảng thời gian từ nay đến tháng 7/2026 để:
- Phổ biến quy định cho NLĐ về việc đăng ký VNeID và chữ ký số.
- Lựa chọn đối tác phần mềm có khả năng kết nối trực tiếp với Nền tảng HĐLĐĐT của Bộ Lao động.
- Xây dựng quy trình tuyển dụng mới để đảm bảo việc ký kết diễn ra đúng thời điểm, tránh sai sót khi hệ thống không cho phép ký lùi ngày.
Từ những phân tích trên có thể thấy, dù không bắt buộc chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử, nhưng việc tuân thủ đúng quy chuẩn khi đã lựa chọn hình thức này là yêu cầu bắt buộc sau ngày 01/07/2026. Doanh nghiệp chậm chuẩn bị có thể đối mặt với rủi ro kỹ thuật, sai sót quy trình hoặc hợp đồng không đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý mới. Chuyển đổi số trong quản lý lao động không còn là câu chuyện “nên hay không”, mà là “chuẩn bị sớm hay bị động xử lý”. Việc rà soát quy trình, hướng dẫn người lao động định danh mức độ 2, trang bị chữ ký số và lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp cần được thực hiện ngay từ bây giờ.
👉 Nếu Doanh nghiệp đang băn khoăn về lộ trình triển khai, cách chuẩn hóa hồ sơ hoặc cần tư vấn chi tiết về quy định theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Monday VietNam sẵn sàng đồng hành từ khâu rà soát pháp lý đến xây dựng quy trình áp dụng thực tế. Liên hệ Monday VietNam để được tư vấn và chuẩn bị đúng – đủ – an toàn trước mốc 01/07/2026.
