5 Thay Đổi Về Thủ Tục Gia Hạn Văn Bằng Bảo Hộ Theo Thông Tư 20/2026/TT-BKHCN

Nhằm cắt giảm và đơn giản hóa thủ tục hành chính, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Thông tư số 20/2026/TT-BKHCN. Một trong những điểm thay đổi đáng chú ý nhất tại Chương IV (sửa đổi, bổ sung Thông tư 10/2026/TT-BKHCN) là việc tích hợp thủ tục duy trì và gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ vào cùng một quy trình chung tại Điều 108. Dưới đây là phân tích chi tiết về quy định mới này, giúp các tổ chức, cá nhân và chủ sở hữu quyền sở hữu trí tuệ nắm bắt và thực hiện chính xác.

Thống nhất biểu mẫu và hồ sơ yêu cầu gia hạn văn bằng bảo hộ

Thay vì tách biệt như trước đây, hồ sơ yêu cầu duy trì, gia hạn văn bằng bảo hộ (bao gồm sáng chế, giải pháp hữu ích, kiểu dáng công nghiệp và nhãn hiệu) hiện đã được quy định chung thành một bộ hồ sơ tiêu chuẩn.

Thành phần hồ sơ gia hạn văn bằng bảo hộ bao gồm:

• Tờ khai thống nhất: Sử dụng Mẫu số 01 tại Phụ lục II của Thông tư 20/2026/TT-BKHCN. Đặc biệt, nhằm giảm bớt giấy tờ, nếu chủ sở hữu có nhu cầu gia hạn cho nhiều Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp hoặc nhiều Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cùng lúc, họ chỉ cần liệt kê rõ các số văn bằng này trong một tờ khai duy nhất.
• Bản gốc Văn bằng bảo hộ: (Bao gồm Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu). Tài liệu này chỉ bắt buộc trong trường hợp người nộp có yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ ghi nhận trực tiếp việc gia hạn văn bằng bảo hộ dạng giấy.
• Văn bản ủy quyền: Bắt buộc nếu hồ sơ gia hạn văn bằng bảo hộ được nộp thông qua đại diện sở hữu công nghiệp.

Lưu ý về phạm vi uỷ quyền: Trong trường hợp chủ văn bằng chỉ muốn gia hạn một phần (ví dụ: chỉ gia hạn một số phương án của kiểu dáng công nghiệp, hoặc một phần danh mục hàng hóa/dịch vụ của nhãn hiệu), văn bản ủy quyền nộp kèm bắt buộc phải thể hiện rõ thông tin giới hạn phạm vi ủy quyền tương ứng này.

>>>>> Xem thêm bài viết: Mẫu Tờ Khai Gia Hạn Hiệu Lực Văn Bằng Bảo Hộ Đối Tượng Sở Hữu Công Nghiệp Mới Nhất 2026

Thời hạn nộp hồ sơ duy trì, gia hạn hiệu lực văn bằng bảo hộ

Chủ văn bằng cần chủ động theo dõi thời hạn hiệu lực và thực hiện thủ tục gia hạn văn bằng bảo hộ cùng các khoản phí, lệ phí theo đúng thời hạn pháp luật quy định.

Đối tượng quyền SHCN	Thời hạn nộp hồ sơ thông
Sáng chế & Giải pháp hữu ích	Trước ngày kết thúc kỳ hạn hiệu lực văn bằng
Nhãn hiệu & Kiểu dáng công nghiệp	Trong vòng 06 tháng tính đến trước ngày văn bằng hết hiệu lực.

Trường hợp gia hạn văn bằng bảo hộ quá hạn: Pháp luật vẫn tạo điều kiện cho chủ văn bằng nộp hồ sơ sau thời hạn quy định, tuy nhiên không được quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ hạn hiệu lực (đối với sáng chế/giải pháp hữu ích) hoặc ngày văn bằng hết hiệu lực (đối với nhãn hiệu/kiểu dáng công nghiệp). Khi áp dụng quyền nộp muộn này, chủ văn bằng bắt buộc phải nộp thêm lệ phí nộp muộn tương ứng cho mỗi tháng chậm trễ.

Quy định gia hạn văn bằng bảo hộ theo từng đối tượng

Thời hạn và số lần gia hạn văn bằng bảo hộ được quy định khác nhau tùy từng đối tượng quyền sở hữu công nghiệp:

• Đối với Nhãn hiệu: Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có thể được gia hạn nhiều lần liên tiếp, không giới hạn số lần. Mỗi lần gia hạn sẽ mang lại hiệu lực bảo hộ thêm 10 năm. Chủ sở hữu có thể chọn gia hạn toàn bộ hoặc chỉ một phần danh mục hàng hóa, dịch vụ.
• Đối với Kiểu dáng công nghiệp: Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp chỉ được phép gia hạn tối đa 02 lần liên tiếp, mỗi lần 05 năm (tổng cộng thời gian bảo hộ tối đa là 15 năm). Nếu kiểu dáng có nhiều phương án, chủ sở hữu có thể gia hạn cho tất cả hoặc một số phương án, nhưng trong các phương án được gia hạn bắt buộc phải có phương án cơ bản.

Quy trình thẩm định và xử lý hồ sơ gia hạn hiệu lực văn vằng bảo hộ của Cục Sở hữu trí tuệ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ gia hạn văn bằng bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành thẩm định và xử lý theo quy định.

Trường hợp hồ sơ gia hạn văn bằng bảo hộ hợp lệ

Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận hồ sơ, Cục sẽ ra thông báo chấp thuận việc duy trì, gia hạn hiệu lực. Cục đồng thời thực hiện ghi nhận việc gia hạn vào văn bằng (nếu có yêu cầu), cập nhật vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp và tiến hành công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ra thông báo.

Trường hợp hồ sơ gia hạn văn bằng bảo hộ không hợp lệ (Bị thiếu sót)

Hồ sơ có thể bị coi là không hợp lệ nếu thiếu tài liệu, sai chủ thể, nộp không đủ phí, quá thời hạn cho phép, hoặc thiếu thông tin giới hạn phạm vi trong văn bản ủy quyền. Trong trường hợp này:

• Cục sẽ ra thông báo dự định từ chối trong thời hạn 01 tháng, nêu rõ lý do.
• Người nộp đơn có 02 tháng để sửa chữa thiếu sót hoặc nộp ý kiến phản đối.
• Nếu kết thúc 02 tháng mà người nộp đơn không khắc phục được, Cục sẽ chính thức ra Quyết định từ chối duy trì/gia hạn trong thời hạn 01 tháng tiếp theo.

Lưu ý: Cục sẽ ra ngay quyết định từ chối nếu tại thời điểm nộp hoặc xử lý hồ sơ, văn bằng bảo hộ đã bị chấm dứt hoặc hủy bỏ hiệu lực.

Thủ tục rút hồ sơ và cập nhật văn bằng chậm

Rút hồ sơ: Người nộp đơn được quyền nộp văn bản xin rút hồ sơ duy trì, gia hạn. Cục sẽ xử lý yêu cầu này trong 01 tháng. Nếu chấp thuận, hồ sơ sẽ bị đình chỉ và không thể khôi phục. Nếu văn bản rút không hợp lệ, Cục sẽ cho thời hạn 15 ngày làm việc để khắc phục.

Ghi nhận sau khi đã hoàn tất gia hạn: Trong trường hợp thủ tục gia hạn đã hoàn tất trên hệ thống, nhưng sau đó chủ văn bằng (nhãn hiệu/kiểu dáng công nghiệp) mới phát sinh nhu cầu muốn ghi nhận quyết định gia hạn trực tiếp vào văn bằng gốc (bản giấy), họ sẽ phải thực hiện thủ tục Sửa đổi thông tin trên văn bằng bảo hộ và phải nộp thêm phí, lệ phí cho thủ tục này.

Kết luận

Thông tư 20/2026/TT-BKHCN đã có những thay đổi đáng chú ý đối với thủ tục duy trì và gia hạn văn bằng bảo hộ. Việc thống nhất hồ sơ, quy trình và quy định cụ thể về thời hạn giúp chủ sở hữu quyền thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, chủ văn bằng vẫn cần chủ động theo dõi thời hạn hiệu lực, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện gia hạn văn bằng bảo hộ đúng thời hạn để bảo đảm quyền sở hữu công nghiệp được duy trì liên tục.

Nếu Quý khách hàng cần hỗ trợ tra cứu thời hạn, chuẩn bị hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục gia hạn văn bằng bảo hộ, hãy liên hệ Monday VietNam để được tư vấn và hỗ trợ thủ tục phù hợp.