Hướng Dẫn Nộp Hồ Sơ Kê Khai Thông Tin Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi Online

Theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, việc kê khai, bổ sung và cập nhật thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhằm bảo đảm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ pháp lý có liên quan. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định trường hợp phải kê khai, lựa chọn biểu mẫu, chuẩn bị tài liệu và thao tác nộp hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian, bài viết dưới đây MDVN sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình nộp hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online (trực tuyến), từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi theo dõi kết quả xử lý trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online

Trước khi thực hiện thủ tục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online trên hệ thống, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau, các biểu mẫu cần được kê khai đầy đủ, ký theo quy định và lưu dưới định dạng PDF. 

• Mẫu số 12: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
• Mẫu số 10: Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, được lập theo biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 121/2026/TT-BTC.

Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025 chưa thực hiện nghĩa vụ bổ sung thông tin, cần lựa chọn nội dung kê khai tương ứng với trường hợp bổ sung theo quy định chuyển tiếp. Đối với doanh nghiệp đã kê khai nhưng phát sinh thay đổi thông tin thuộc trường hợp phải thông báo, cần cập nhật Mẫu số 10 theo thông tin mới nhất.

Các biểu mẫu cần được kê khai đầy đủ, ký theo quy định và chuẩn bị dưới dạng tệp điện tử để tải lên hệ thống. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tính thống nhất giữa hai biểu mẫu trước khi nộp hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online.

Bước 2: Đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp hãy truy cập vào Cổng đăng ký kinh doanh qua đường link sau: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

Tại giao diện trang chủ, lựa chọn chức năng đăng nhập và xác thực bằng tài khoản VNeID theo hướng dẫn của hệ thống để bắt đầu kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online.

Bước 3: Chọn loại đăng ký doanh nghiệp

Sau khi đăng nhập thành công, tại thanh menu, chọn “Đăng ký doanh nghiệp”, sau đó chọn “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc” để tiếp tục thực hiện thủ tục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online.

Bước 4: Tìm kiếm doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục

Tại giao diện tìm kiếm hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online, nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống theo yêu cầu.

Sau khi hệ thống hiển thị thông tin doanh nghiệp, kiểm tra tính chính xác của dữ liệu và nhấn “Tiếp theo” để chuyển sang bước kế tiếp.

Bước 5: Lựa chọn vai trò người nộp hồ sơ 

Lựa chọn vai trò người nộp hồ sơ phù hợp với trường hợp thực hiện thủ tục, sau đó kê khai các thông tin theo yêu cầu của hệ thống và nhấn “Tiếp tục”.

Doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin người nộp hồ sơ được kê khai chính xác và thống nhất với giấy tờ liên quan.

Bước 6: Chọn loại đăng ký thay đổi

Tại giao diện lựa chọn loại đăng ký thay đổi, chọn mục “Thông báo thay đổi” (áp dụng khi kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online), sau đó nhấn “Tiếp theo”.

Bước 7: Xác nhận thông tin thủ tục 

Hệ thống hiển thị thông tin về thủ tục dự kiến thực hiện. Doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin, sau đó nhấn “Bắt đầu” để chuyển sang giao diện kê khai hồ sơ.

Bước 8: Kê khai thông tin hồ sơ

Tại giao diện kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online, doanh nghiệp lần lượt hoàn thiện các trường thông tin trong phần “Khối dữ liệu” theo yêu cầu của hệ thống.

Thông tin kê khai cần bảo đảm chính xác, thống nhất với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và nội dung trong hồ sơ đính kèm.

Lưu ý: Sau khi hoàn thành từng trường thông tin, nhấn “Lưu” để hệ thống ghi nhận dữ liệu đã nhập trước khi chuyển sang nội dung tiếp theo.

Bước 9: Đính kèm hồ sơ

Tại mục “Văn bản đính kèm”, lựa chọn loại tài liệu tương ứng với hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online đã chuẩn bị và tải các tệp PDF lên hệ thống.

Sau khi tải lên, kiểm tra lại tên tài liệu, loại tài liệu và nội dung tệp đính kèm, sau đó nhấn “Lưu” để hoàn tất bước này.

Doanh nghiệp cần bảo đảm tài liệu được tải lên đầy đủ, rõ nét và phù hợp với thông tin đã kê khai.

Bước 10: Nộp hồ sơ điện tử

Sau khi hoàn tất việc kê khai và đính kèm tài liệu, quay lại mục “Khối dữ liệu”, chọn “Chuẩn bị” để hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn của hệ thống.

Tiếp đó, thực hiện các bước xác thực, ký hồ sơ và thanh toán lệ phí

Sau khi kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online và nộp thành công, doanh nghiệp lưu lại thông tin tiếp nhận hoặc mã hồ sơ để thuận tiện cho việc tra cứu tình trạng xử lý.

Bước 11: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Để theo dõi tiến trình hồ sơ, doanh nghiệp chọn “Danh sách hồ sơ đăng ký” -> Nhập thông tin đã đăng ký hồ sơ/mã hồ sơ để tìm kiếm và tra cứu kết qu

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của địa điểm kinh doanh sang trạng thái đã chấm dứt hoạt động và ban hành thông báo theo quy định.
• Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung: Doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh theo nội dung thông báo, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc chưa phù hợp và nộp lại hồ sơ theo hướng dẫn của hệ thống.

Theo khoản 4 Điều 66 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện cập nhật tình trạng pháp lý của địa điểm kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký.

Kết luận

Tóm lại, việc kê khai bổ sung và thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi cần được thực hiện đúng quy định pháp luật, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của thông tin và phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Việc nắm rõ đối tượng kê khai, sử dụng đúng biểu mẫu và thực hiện đúng trình tự kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sẽ giúp hạn chế sai sót, giảm thiểu nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hoặc chuẩn bị hồ sơ thông báo chủ sở hữu hưởng lợi, Monday VietNam sẵn sàng đồng hành với quy trình rõ ràng và chi phí minh bạch.

Kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

PHÍ DỊCH VỤ: 972.000 VNĐ

LIÊN HỆ TƯ VẤN NGAY HÔM NAY