Đăng Ký Nhãn Hiệu Quốc Tế Qua Wipo Như Thế Nào?

Khi doanh nghiệp Việt Nam mở rộng hoạt động ra nước ngoài, bán hàng trên sàn thương mại điện tử quốc tế, xuất khẩu hoặc gọi vốn, việc đăng ký nhãn hiệu quốc tế không còn là thủ tục “thông thường” mà là một phần của chiến lược mở rộng thị trường và bảo vệ thương hiệu. Tuy nhiên, cần hiểu đúng: WIPO không cấp một “văn bằng nhãn hiệu toàn cầu” có hiệu lực ở mọi quốc gia. WIPO chỉ vận hành hệ thống quốc tế giúp doanh nghiệp nộp, quản lý và gia hạn đơn nhãn hiệu tại nhiều quốc gia/khu vực thuận tiện hơn.

WIPO là cơ quan nào?

WIPO là Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới, được thành lập năm 1967, có trụ sở tại Geneva, Thụy Sĩ. Hiện có 194 quốc gia thành viên, và thành viên mới nhất là Federated States of Micronesia.

WIPO có vai trò xây dựng và thúc đẩy hợp tác quốc tế về sở hữu trí tuệ, cung cấp các dịch vụ đăng ký/quản lý quyền sở hữu trí tuệ xuyên biên giới, dữ liệu, công cụ tra cứu và hỗ trợ phát triển hệ sinh thái sở hữu trí tuệ toàn cầu.

Việt Nam là thành viên của Thỏa ước Madrid về đăng ký quốc tế nhãn hiệu từ ngày 08/3/1949 và là thành viên của Nghị định thư Madrid từ ngày 11/7/2006.

Đối với nhãn hiệu, hệ thống quan trọng nhất của WIPO là Hệ thống Madrid. Tính đến năm 2026, WIPO cho biết Hệ thống Madrid có 116 thành viên tham gia.

Đăng ký nhãn hiệu quốc tế có những cách nào?

Về thực tế pháp lý, doanh nghiệp Việt Nam thường có hai hướng chính để thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu quốc tế:

Thứ nhất, đăng ký qua Hệ thống Madrid theo Nghị định thư Madrid. Đây là hình thức nộp đơn dăng ký nhãn hiệu quốc tế thông qua Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam với tư cách “cơ quan xuất xứ – Office of origin”, sau đó đơn được chuyển đến WIPO và WIPO có trách nhiệm thông báo cho các quốc gia/khu vực mà doanh nghiệp chỉ định bảo hộ. WIPO lưu ý rằng đơn quốc tế phải được nộp qua cơ quan sở hữu trí tuệ của nước xuất xứ, không gửi trực tiếp cho WIPO.

Thứ hai, đăng ký trực tiếp tại từng quốc gia hoặc khu vực. Đây không phải là hình thức nộp đơn đăng ký nhãn hiệu quốc tế qua WIPO. Doanh nghiệp sẽ nộp đơn riêng đến cơ quan nhãn hiệu của từng quốc gia mà mình muốn bảo hộ, ví dụ Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, hoặc tại cơ quan khu vực như EUIPO đối với Liên minh châu Âu. Mỗi quốc gia/khu vực có quy định pháp luật riêng, nên đơn đăng ký sẽ có ngôn ngữ, phí, thủ tục và thời hạn riêng của quốc gia/khu vực đó.

Lưu ý quan trọng: trước đây Hệ thống Madrid gắn với cả Thỏa ước Madrid và Nghị định thư Madrid. Tuy nhiên, kể từ ngày 31/10/2015 tất cả thành viên Hệ thống Madrid đều là thành viên Nghị định thư Madrid, và Nghị định thư Madrid là điều ước điều chỉnh Hệ thống Madrid hiện nay.

>>>>>> Xem thêm bài viết: Dịch Vụ Đăng Ký Nhãn Hiệu Quốc Tế Cho Doanh Nghiệp Việt Nam

Ưu điểm và nhược điểm của đăng ký qua Nghị định thư Madrid

Đăng ký nhãn hiệu quốc tế qua Madrid có ưu điểm lớn nhất là tính tập trung. Doanh nghiệp chỉ cần một đơn quốc tế, sử dụng một trong các ngôn ngữ của hệ thống, thanh toán phí một lần bằng một loại tiền tệ là franc Thụy Sĩ (CHF) và chỉ định các quốc gia cần bảo hộ. WIPO cũng nhấn mạnh lợi ích của hệ thống là một đăng ký để quản lý, cùng một ngày gia hạn, ít giấy tờ hơn, chi phí thường cũng thấp hơn (trường hợp đăng ký bảo hộ cùng lúc nhiều quốc gia) và có thể mở rộng sang quốc gia mới bằng chỉ định sau.

Hình thức này đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp muốn dăng ký nhãn hiệu cùng lúc tại nhiều quốc gia là thành viên Madrid, ví dụ ASEAN, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU, Hoa Kỳ, Úc hoặc các thị trường xuất khẩu khác…

Tuy nhiên, Madrid không phải là “đường tắt bảo hộ”. WIPO chỉ thẩm định hình thức. Việc nhãn hiệu có được bảo hộ hay không vẫn phụ thuộc vào cơ quan nhãn hiệu của nước được chỉ định thẩm định theo pháp luật nước đó. WIPO nêu rõ rằng, phạm vi bảo hộ của đơn đăng ký quốc tế tại từng quốc gia thành viên được quyết định bởi pháp luật của thành viên đó.

Nhược điểm lớn nhất là rủi ro phụ thuộc vào “nhãn hiệu cơ sở” trong 5 năm đầu. Đơn quốc tế Madrid phải dựa trên đơn hoặc văn bằng nhãn hiệu tại nước xuất xứ. Nếu trong 5 năm kể từ ngày nộp đơn đăng ký quốc tế, đơn/văn bằng cơ sở bị từ chối, bị hủy, hết hiệu lực hoặc bị thu hẹp, thì đăng ký quốc tế có thể bị hủy tương ứng. WIPO gọi đây là sự phụ thuộc vào “basic mark” trong 5 năm. Sau khi hết 05 năm, đăng ký quốc tế trở nên độc lập với nhãn hiệu cơ sở.

Ngoài ra, Madrid có các hạn chế thực tế: 

• Không dùng được cho quốc gia chưa là thành viên Madrid; 
• Danh mục hàng hóa/dịch vụ trong đơn quốc tế không được rộng hơn đơn/văn bằng cơ sở; 
• Khi bị từ chối tạm thời ở từng nước, doanh nghiệp thường vẫn phải thuê luật sư/đại diện sở hữu trí tuệ tại nước đó để xử lý; 
• Một số thị trường như Hoa Kỳ có yêu cầu riêng về ý định sử dụng hoặc bằng chứng sử dụng; 
• Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU cũng có thực tiễn thẩm định riêng cần tính trước từ giai đoạn tra cứu.

Ưu điểm và nhược điểm của đăng ký nhãn hiệu quốc tế trực tiếp

Đăng ký nhãn hiệu quốc tế trực tiếp có ưu điểm là tính độc lập và linh hoạt. Đơn tại từng quốc gia không phụ thuộc vào đơn/văn bằng cơ sở tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể nộp đơn đăng ký bất kỳ khi nào theo kế hoạch của mình, chủ động điều chỉnh mẫu nhãn hiệu, chủ đơn, nhóm sản phẩm/dịch vụ, hoặc phản hồi từ chối theo đúng yêu cầu của từng quốc gia. Cách này phù hợp với các quốc gia trọng điểm, có rủi ro thẩm định cao, hoặc trường hợp nhãn hiệu tại Việt Nam chưa được bảo hộ.

Đăng ký trực tiếp cũng là lựa chọn nên cân nhắc khi doanh nghiệp chỉ cần bảo hộ tại một hoặc hai quốc gia quan trọng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp chỉ ưu tiên Hoa Kỳ hoặc Trung Quốc, việc nộp trực tiếp sẽ nhanh hơn và cho phép kiểm soát hồ sơ tốt hơn, nhất là khi cần luật sư địa phương đánh giá khả năng đăng ký trước khi nộp.

Nhược điểm của đăng ký nhãn hiệu quốc tế trực tiếp là chi phí và quản lý hồ sơ nhiều hơn, nếu đăng ký nhiều quốc gia. Bởi, mỗi nước có một đơn, một ngôn ngữ, một đại diện địa phương, một biểu phí, một quy trình phản hồi và một thời hạn gia hạn riêng khác nhau. Khi số lượng quốc gia tăng lên, danh mục nhãn hiệu dễ bị phân mảnh, khó theo dõi và tốn chi phí duy trì.

Khi nào nên chọn Madrid, khi nào nên đăng ký trực tiếp?

Doanh nghiệp nên chọn Madrid khi có kế hoạch bảo hộ tại nhiều nước thành viên Madrid cùng lúc, nhãn hiệu đã được tra cứu tương đối an toàn, đơn/văn bằng cơ sở tại Việt Nam có khả năng được bảo hộ cao và danh mục sản phẩm/dịch vụ đã chuẩn hóa. Đây thường là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp xuất khẩu, bán hàng đa quốc gia, thương mại điện tử xuyên biên giới hoặc có kế hoạch mở rộng thương hiệu theo từng giai đoạn.

Doanh nghiệp nên chọn đăng ký trực tiếp khi chỉ bảo hộ một vài quốc gia trọng điểm; hoặc khi quốc gia đó chưa thuộc Madrid; hoặc khi cho rằng nhãn hiệu có rủi ro bị từ chối cao; hoặc khi đơn cơ sở tại Việt Nam chưa chắc chắn… Với các thương hiệu lớn, phương án kết hợp thường hiệu quả hơn: dùng Madrid cho nhóm thị trường phổ thông, còn thị trường trọng điểm hoặc rủi ro cao thì nộp trực tiếp.

Hồ sơ cần có khi nộp đơn qua Madrid

Một bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu quốc tế qua Madrid từ Việt Nam thường cần: 

1. Thông tin chủ đơn đăng ký nhãn hiệu; 
2. Mẫu nhãn hiệu cần bảo hộ; 
3. Danh mục hàng hóa/dịch vụ theo Bảng phân loại Nice; 
4. Thông tin đơn hoặc văn bằng cơ sở tại Việt Nam; 
5. Danh sách quốc gia/khu vực cần bảo hộ; 
6. Giấy ủy quyền cho đại diện nếu nộp thông qua đại diện; 
7. Chứng từ phí; 
8. và tờ khai quốc tế theo mẫu MM2 hoặc thao tác qua hệ thống điện tử eMadrid. WIPO hiện khuyến nghị sử dụng eMadrid cho việc chuẩn bị và quản lý giao dịch Madrid, còn mẫu MM2 vẫn được liệt kê là mẫu cho đơn quốc tế và bản cập nhật mẫu MM2 mới nhất là tháng 3/2026.

Về phí WIPO, đơn quốc tế có phí cơ bản 653 CHF; nếu đăng ký nhãn hiệu màu thì phí cơ bản là 903 CHF, chưa bao gồm phí theo từng quốc gia thành viên được chỉ định và số nhóm hàng hóa/dịch vụ. Ngoài phí WIPO, người nộp đơn tại Việt Nam còn cần tính phí nộp đơn tại Cục Sở hữu trí tuệ và phí dịch vụ đại diện nếu sử dụng đại diện sở hữu công nghiệp.

Trình tự nộp đơn qua Madrid và thời gian thẩm định

Quy trình nộp đơn qua Madrid cơ bản gồm các bước sau:

Một là, tra cứu và đánh giá khả năng đăng ký tại các quốc gia dự kiến chỉ định. Đây là bước nên làm trước khi nộp vì Madrid không tự bảo đảm khả năng được bảo hộ.

Hai là, nộp hoặc sử dụng đơn/văn bằng cơ sở tại Việt Nam. Chủ đơn Việt Nam phải có đơn đăng ký nhãn hiệu hoặc văn bằng nhãn hiệu tại Việt Nam làm cơ sở cho đơn quốc tế.

Ba là, chuẩn bị đơn quốc tế, lựa chọn quốc gia/khu vực chỉ định, chuẩn hóa danh mục sản phẩm/dịch vụ và nộp qua Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam. Cơ quan Sở hữu trí tuệ Việt Nam sẽ kiểm tra sự phù hợp giữa đơn quốc tế và đơn/văn bằng cơ sở, sau đó chuyển đơn cho WIPO.

Bốn là, WIPO thẩm định hình thức. Nếu hồ sơ có thiếu sót, WIPO gửi thông báo thiếu sót và thông thường cho thời hạn khoảng 3 tháng để khắc phục. Nếu hợp lệ, WIPO ghi nhận vào Đăng bạ quốc tế, công bố trên Công báo quốc tế và cấp Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế. Giấy chứng nhận này xác nhận hồ sơ đáp ứng yêu cầu hình thức tại WIPO, không đồng nghĩa với việc đã được bảo hộ tại toàn bộ các nước chỉ định.

Năm là, cơ quan nhãn hiệu của từng nước/khu vực được chỉ định sẽ thẩm định nội dung. Theo WIPO, mỗi cơ quan được chỉ định phải cấp văn bằng hoặc từ chối bảo hộ trong thời hạn 12 tháng hoặc trong một số trường hợp là 18 tháng kể từ ngày WIPO thông báo chỉ định cho cơ quan quốc gia đó. Nếu không có từ chối trong thời hạn áp dụng, nhãn hiệu thường được xem là được bảo hộ tại nước/khu vực đó theo cơ chế Madrid.

Các lưu ý và rủi ro khi đăng ký nhãn hiệu quốc tế qua Madrid

• Thứ nhất, không nên nộp Madrid khi chưa tra cứu ở thị trường mục tiêu.
• Thứ hai, phải kiểm soát chặt đơn/văn bằng cơ sở trong 5 năm đầu. Đây là giai đoạn nhạy cảm nhất của Madrid.
• Thứ ba, danh mục hàng hóa/dịch vụ cần được chuẩn hóa ngay từ gốc.
• Thứ tư, cần theo dõi phản hồi từ chối tạm thời. Khi một nước ra thông báo từ chối, thời hạn trả lời do nước đó quy định, WIPO cũng lưu ý thời hạn phản hồi từ chối tạm thời khác nhau giữa các thành viên.

>>>>> Bảng phí Dịch vụ Đăng ký nhãn hiệu Quốc tế

Khuyến nghị

Tóm lại, đăng ký nhãn hiệu quốc tế qua WIPO về bản chất là đăng ký thông qua Hệ thống Madrid theo Nghị định thư Madrid. Đây là công cụ rất hiệu quả khi doanh nghiệp cần mở rộng bảo hộ tại nhiều thị trường. Tuy nhiên, Madrid không thay thế việc đánh giá pháp lý tại từng quốc gia. Với thương hiệu quan trọng, chiến lược đúng thường không phải là chọn Madrid hay trực tiếp một cách máy móc, mà là xác định thị trường ưu tiên, mức độ rủi ro của nhãn hiệu, độ ổn định của đơn cơ sở và ngân sách bảo hộ để lựa chọn phương án phù hợp.

Đăng Ký Nhãn Hiệu Quốc Tế

Gửi mẫu nhãn hiệu của bạn ngay

Tư vấn trực tiếp với chuyên gia