Hằng năm, định kỳ vào tháng 6 và tháng 12, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ đến Sở Nội vụ (trước ngày 01/7/2025, cơ quan tiếp nhận là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội). Bài viết dưới đây của Monday VietNam sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chi tiết thực hiện thủ tục “Liên thông và nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động” đơn giản, nhanh chóng tại Cổng dịch vụ công Quốc gia.
Các bước nộp báo cáo hình hình sử dụng lao động tại Cổng dịch vụ công Quốc gia
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ định kỳ mà doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định của pháp luật lao động. Hiện nay, thủ tục này có thể được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình kê khai. Dưới đây là các bước nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia:
Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia
Doanh nghiệp truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia và chọn nút “Đăng nhập” trên góc phải màn hình. Trường hợp đơn vị chưa có tài khoản thì chọn “ Đăng ký” để được cấp tài khoản lần đầu.
Bước 2: Đăng nhập hệ thống
Tại giao diện đăng nhập, doanh nghiệp chọn tài khoản sử dụng đăng nhập ở “Tài khoản cấp bởi Cổng dịch vụ công quốc gia”.
Sau đó, doanh nghiệp chọn đăng nhập bằng “USB ký số”, rồi chọn “Đăng nhập”. Lưu ý: Tải về và cài đặt Công cụ ký điện tử được yêu cầu trên hệ thống để đảm bảo xác thực chữ ký số.
Khi hệ thống hiển thị Danh sách chứng thư số, doanh nghiệp chọn đúng Chứng thư số rồi bấm “OK” và nhập mã PIN chữ ký số để hoàn tất đăng nhập.
Bước 3: Tra cứu thủ tục hành chính
Sau khi đăng nhập, doanh nghiệp nhập từ khóa theo tên trong thủ tục trên Thanh tìm kiếm thủ tục. Tên đầy đủ là “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”
Tại giao diện “Chi tiết thủ tục hành chính”, doanh nghiệp chọn “Nộp trực tuyến” để thực hiện khai báo thông tin.
Bước 4: Kê khai thông tin đăng ký
Hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động”. Tại đây, doanh nghiệp điền đầy đủ các thông tin về “Mã đơn vị” và “Mã cơ quan BHXH” trong trường hợp hệ thống không tự động hiển thị các mã này. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa nắm chính xác các thông tin này, có thể chọn “Tra cứu mã đơn vị”, và “Tra cứu mã cơ quan BHXH” để điền thông tin chính xác.
Tiếp theo, Doanh nghiệp lựa chọn Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động: Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 5: Xác nhận đăng ký
Doanh nghiệp nhập Mã bảo mật, và bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
Bước 6: Hoàn tất thủ tục
Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.
Kết luận
Sau khi hoàn tất các bước đăng ký, doanh nghiệp đã đăng ký thành công việc áp dụng cơ chế liên thông tự động đối với thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ. Theo đó, dữ liệu báo cáo sẽ được hệ thống tự động đồng bộ từ cơ sở dữ liệu của BHXH Việt Nam và chuyển đến cơ quan tiếp nhận báo cáo mà đơn vị đã lựa chọn trước đó theo định kỳ quy định.
Hy vọng những hướng dẫn trên của Monday VietNam sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hoàn thành thủ tục đăng ký và thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về pháp lý lao động, thủ tục doanh nghiệp hoặc các vấn đề pháp lý liên quan trong quá trình hoạt động, đội ngũ chuyên viên của Monday VietNam luôn sẵn sàng hỗ trợ.
Quý khách cần tư vấn về Sở hữu trí tuệ & Pháp lý cho doanh nghiệp?
Monday VietNam cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp, từ bảo hộ tài sản trí tuệ, pháp lý quản trị nội bộ, pháp lý tuân thủ, lao động nhân sự và giải quyết tranh chấp...
📞 Hotline: 086 200 6070
📧 Email: mdvn@mondayvietnam.com
* Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung bài viết mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý chính thức và không làm phát sinh quan hệ tư vấn giữa người đọc và Monday VietNam. Do quy định pháp luật có thể thay đổi và việc áp dụng phụ thuộc vào từng trường hợp, doanh nghiệp nên liên hệ Monday VietNam để được tư vấn cụ thể.