Theo Nghị quyết 1278/NQ-UBTVQH15 có hiệu lực ngày 01/01/2025 mới đây, TP.HCM có gần 40 phường/xã tại các quận như Quận 3, Quận 4, Quận 5, Quận 6, Quận 8, Quận 10, Quận 11, Quận Bình Thạnh, Quận Gò Vấp, Quận Phú Nhuận sẽ được sáp nhập lại, nhằm tối ưu hóa quản lý hành chính của nhà nước. Việc sáp nhập này dẫn đến địa chỉ của các doanh nghiệp bị thay đổi so với thông tin đã đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp nằm trong địa bàn bị sáp nhập phường/xã thắc mắc có bắt buộc phải làm thủ tục ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không? Hãy cùng Monday VietNam làm rõ vấn đề này qua bài viết dưới đây.
CÓ CẦN LÀM THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP HAY KHÔNG?
Hiện nay, chưa có quy định nào cụ thể để bắt buộc doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi địa chỉ nằm trong khu vực bị thay đổi địa giới hành chính. Tuy nhiên, thực tế gần đây cho thấy, nhiều doanh nghiệp khi làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc các thủ tục khác về hóa đơn, đã bị Cơ quan thuế từ chối ghi nhận với lý do là “địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không khớp với địa giới hành chính”. Điều này cũng là phù hợp với quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ – CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì:
Nội dung của hóa đơn phải có địa chỉ của cả người bán và người mua để đảm bảo sự chính xác của giao dịch, kiểm tra được nguồn gốc hàng hóa, phòng chống gian lận thương mại. Nếu không có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định thì sẽ bị coi là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
Ngoài ra, việc các đơn vị hành chính bị sáp nhập thì sẽ có tên phường/xã mới, nếu như doanh nghiệp vẫn để địa chỉ cũ khi chưa sáp nhập thì sẽ không đúng với dữ liệu của quốc gia và gây khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính khác của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Do đó, nếu doanh nghiệp nằm trong khu vực bị sáp nhập địa giới hành chính dẫn đến thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp nên làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để thống nhất với dữ liệu địa giới hành chính mới. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp thống nhất thông tin với khách hàng, đối tác kinh doanh, khi làm thủ tục hành chính mà còn giúp cho Nhà nước dễ dàng trong việc quản lý hơn.
THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ DOANH NGHIỆP
Để thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp căn cứ hướng dẫn tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT theo trình tự và hồ sơ như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (biểu mẫu tại Phụ lục II-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ) và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư
Doanh nghiệp tiếp hành nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng đăng ký kinh doanh:
Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh thẩm định hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, nếu có thông tin cần sửa đổi thì thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp để doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ.
Bước 4: Thông báo cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Cơ quan đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư sẽ thông báo “chấp thuận hồ sơ” và dự kiến cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo thông tin địa chỉ mới cho doanh nghiệp khi hồ sơ đã hoàn toàn hợp lệ.
Lưu ý:
- Khi thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp nên thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký quyết định thay đổi, nếu quá thời gian này thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Doanh nghiệp được miễn phí, lệ phí đối với Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư do thay đổi địa giới hành chính.
DOANH NGHIỆP GẶP VẤN ĐỀ GÌ NẾU KHÔNG CẬP NHẬT ĐỊA CHỈ MỚI TRÊN GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP?
Theo như đã đề cập ở trên, tuy không có quy định bắt buộc nhưng các doanh nghiệp vẫn cần phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để không gặp những trở ngại về xuất hóa đơn, chứng từ, thực hiện các thủ tục hành chính khác, sử dụng các tiện ích công và trong quá trình hợp tác kinh doanh. Việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, giúp việc quản lý của các cơ quan thuế dễ dàng hơn, tránh nhầm lẫn thông tin doanh nghiệp cho khách hàng và tạo được hình ảnh chuyên nghiệp cho chính doanh nghiệp.
Tóm lại, đối với các doanh nghiệp nằm trong khu vực bị sáp nhập địa giới hành chính phường/xã theo Nghị quyết 1278/NQ-UBTVQH15 cần cân nhắc thực hiện sớm thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nói riêng, các giấy tờ pháp lý khác nói chung để thống nhất thông tin doanh nghiệp, tránh các trở ngại về mặt thủ tục hành chính, pháp lý trong quá trình hoạt động kinh doanh như nói trên.
Để đảm bảo quá trình tư vấn và thực hiện thủ tục ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ được diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp nên liên hệ với các đơn vị pháp lý uy tín và có kinh nghiệm để được hỗ trợ.
