Mã số mã vạch là gì ?

Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tượng quản lý một dãy số hoặc dãy chữ và số, sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được.

Mã số là một dãy số nguyên thể hiện các thông tin về nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa. Nó giúp phân biệt hàng hóa này với hàng hóa khác.

Mã vạch là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau. Nó dùng để mã hóa mã số dưới dạng máy quét có thể đọc được.

Các loại Mã số mã vạch được sử dụng phổ biến tại Việt Nam

Hiện tại có nhiều loại khác nhau, tuy nhiên được sử dụng phổ biến là loại mã EAN-13 gồm 13 chữ số.

Trong mã EAN 13 hiện nay sẽ có 3 loại mã được sử dụng đó là:

Mã 8 số: dùng được cho 9999 sản phẩm
Mã 9 số: dùng được cho 999 sản phẩm
Mã 10 số: dùng được cho 99 sản phẩm

Loại mã sản phẩm sẽ tùy thuộc vào số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp chọn.

Lợi ích của việc sử dụng mã số mã vạch

Nhà sản xuất có thể nhận biết sản phẩm do mình sản xuất.
Phục vụ cho công tác kiểm tra, thống kê hàng hóa một cách nhanh chóng, thuận tiện, chính xác thông qua hệ thống máy quét.
Phục vụ cho hoạt động kiểm soát, kiểm đếm tự động trong giao nhận, vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng container được mã hóa bằng mã vạch, mã số.
Thông qua mã số, mã vạch có thể hỗ trợ biết được nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa.
Giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian, thuận tiện và đảm bảo độ chính xác cao, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Tăng sự tin cậy của khách hàng đối với sản phẩm.

Điều kiện để đăng ký mã số mã vạch

Phải là doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh: có thể là công ty hoặc hộ kinh doanh/cơ sở…

Doanh nghiệp phải có chức năng sản xuất sản phẩm.

Nếu Doanh nghiệp chỉ thương mại (phải cung cấp thêm tài liệu, chứng từ).

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:

1

Bản đăng ký Mã số mã vạch (theo mẫu);

2

Bản sao giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp (chứng thực);

3

Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN (theo mẫu);

4

Tài Giấy ủy quyền (nếu có).khác (nếu có).

Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch ở đâu ?

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện đến Tổng cục TCĐLCL quốc gia.

Thẩm định cấp mã số mã vạch tại Tổng cục TCĐLCL

Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Tổng cục TCĐLCL tiến hành thẩm định hồ sơ đăng ký sử dụng.

Nếu hồ sơ hợp lệ, Tổng cục sẽ cấp mã số; vào sổ đăng ký, lưu vào ngân hàng mã số quốc gia và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Tổng cục đề nghị doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ.
Trường hợp từ chối cấp mã số mã vạch, Tổng cục sẽ có văn bản trả lời (nêu rõ lý do) để doanh nghiệp được biết.

Lệ phí khi đăng ký mã số mã vạch là bao nhiêu ?

Khi đăng ký sử dụng mã số mã vạch, thì tùy theo loại mã mà sẽ có mức phí tương ứng. Doanh nghiệp cũng sẽ phải đóng phí và lệ phí duy trì mã vạch hàng năm theo quy định.

Phí duy trì sử dụng mã số mã vạch phải nộp trước ngày 30 tháng 6 hằng năm. Nếu quá thời hạn đó mà chưa nộp thì tổ chức tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo cho doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch biết để nộp. Nếu sau một năm doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch không nộp phí duy trì sử dụng, Tổng cục TCĐLCL thu hồi mã số đã cấp, thông báo cho doanh nghiệp sử dụng và thông báo rộng rãi cho các cơ quan có liên quan được biết.

Một số khó khăn khi Doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Một trong những vấn đề trở ngại khi Doanh nghiệp tiến hành đăng ký mã số mã vạch là các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Đối với một doanh nghiệp thông thường thì sẽ rất mất thời gian trong các khâu như tìm hiểu quy định pháp luật về việc sử dụng loại mã nào phù hợp, các loại giấy tờ cần kèm theo, kê khai hồ sơ trực tuyến, ký tá hồ sơ hoặc công chứng các loại giấy tờ, đặt mã số cho sản phẩm và cập nhật thông tin sản phẩm lên phần mềm để quét… Những vấn đề trên thường khiến cho các doanh nghiệp gặp khó khăn, trường hợp tốn một khoản chi phí, thời gian và nhân sự phụ trách thực hiện. Từ những yếu tố đó mà các công ty cung ứng dịch vụ ra đời để doanh nghiệp có thêm lựa chọn khi cần thiết.

Dịch vụ Đăng ký mã số mã vạch tại Monday VietNam

Tư vấn các quy định của pháp luật về mã số mã vạch;
Tư vấn khách hàng lựa chọn loại mã số phù hợp với quy mô sản xuất.
Soạn thảo hồ sơ và đại diện nộp hồ sơ đăng ký tại Tổng cục TCĐLCL.
Nhận kết quả là mã số mã và bàn giao cho khách hàng.
Hướng dẫn đặt và sử dụng mã số mã vạch.
Hướng dẫn cập nhật thông tin sản phẩm lên ứng dụng quét mã;
Theo dõi và thông báo đến khách hàng thời hạn đóng phí duy trì theo quy định pháp luật.
Tư vấn các vấn đề khác liên quan đến mã số mã vạch của doanh nghiệp.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ tại Monday VietNam

Monday VietNam với một đội ngũ chuyên gia, luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực Sở hữu trí tuệ và pháp luật doanh nghiệp, được đào tạo và tốt nghiệp tại các trường Đại học uy tín như Đại học Luật TP.HCM, Đại học Kinh tế – Luật, Học viện tư pháp v.v