Theo Nghị quyết 1278/NQ-UBTVQH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, TP.HCM sẽ tiến hành sáp nhập gần 40 phường/xã tại các quận như Quận 3, 4, 5, 6, 8, 10, 11, Bình Thạnh, Gò Vấp, Phú Nhuận. Mục tiêu của việc này là tối ưu hóa quản lý hành chính nhà nước. Tuy nhiên, việc sáp nhập này sẽ dẫn đến thay đổi địa chỉ, ảnh hưởng trực tiếp đến các thủ tục, hồ sơ liên quan đến địa chỉ của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp trong khu vực bị sáp nhập đang thắc mắc liệu có bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ hay không?. Hãy cùng Monday VietNam làm rõ vấn đề này.
CÓ BẮT BUỘC PHẢI LÀM THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CỦA DOANH NGHIỆP HAY KHÔNG?
Hiện tại, chưa có quy định pháp luật nào bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ khi địa giới hành chính thay đổi. Tuy nhiên, địa chỉ doanh nghiệp là thông tin quan trọng để xác định danh tính, tư cách pháp lý doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý nhà nước và các bên thứ ba. Đặc biệt, trong các lĩnh vực như hóa đơn điện tử, chữ ký số, giao dịch ngân hàng, hợp đồng mua bán, và các tài liệu chứng minh tư cách doanh nghiệp, địa chỉ chính xác là yếu tố then chốt.
LỢI ÍCH KHI DOANH NGHIỆP LÀM THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CHO KHỚP VỚI ĐỊA CHỈ THEO ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH?
Cùng Monday VietNam điểm qua những lợi ích khi doanh nghiệp làm thủ tục thay địa chỉ cho khớp với địa giới hành chính
Tính pháp lý và thuận tiện trong thủ tục hành chính
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có địa chỉ khớp với địa giới hành chính là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính khác như cập nhật địa chỉ trên giấy phép con, giấy phép hoạt động, hóa đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản ngân hàng.
- Việc cập nhật địa chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính qua cổng dịch vụ công hoặc mạng điện tử một cách thuận lợi, vì các hệ thống này luôn cập nhật theo thông tin mới nhất.
Bảo vệ quyền lợi và uy tín
- Cập nhật kịp thời địa chỉ trên các giấy chứng nhận sở hữu quyền giúp doanh nghiệp chứng minh quyền của mình khi giao dịch hoặc giải quyết tranh chấp, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Thực hiện các thủ tục mua bán, chuyển nhượng suôn sẻ hơn.
- Tạo uy tín với khách hàng, đối tác khi thông tin doanh nghiệp thống nhất với quản lý nhà nước.
Tránh các rủi ro pháp lý
- Việc cập nhật địa chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý phát sinh do sự không thống nhất của thông tin địa chỉ trên các giấy tờ. Ví dụ như các vấn đề về thuế, các vấn đề về giao dịch với ngân hàng, và các vấn đề liên quan đến các cơ quan nhà nước khác.
Hạn chế vướng mắc khi giải quyết tranh chấp quyền
Trong các trường hợp xảy ra tranh chấp giữa doanh nghiệp và các bên thứ 3 về quyền sở hữu tài sản, các quyền sở hữu trí tuệ (nhãn hiệu, bản quyền,….), địa chỉ doanh nghiệp trên các giấy chứng nhận sở hữu quyền, trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chính xác với thực tế là một trong những yếu tố quan trọng để xác định tư cách pháp lý của doanh nghiệp. Điều này tạo thuận lợi để doanh nghiệp chứng minh quyền và tiết kiệm thời gian xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình tham gia kiện tụng.
Ví dụ: Công ty A, chủ sở hữu 1 nhãn hiệu mỹ phẩm đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, kiện Công ty B vì xâm phạm quyền sử dụng nhãn hiệu mỹ phẩm của mình. Trong quá trình kiện tụng, địa chỉ doanh nghiệp chính xác trên giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu của Công ty A là yếu tố then chốt. Địa chỉ trùng khớp giúp Công ty A dễ dàng chứng minh quyền sở hữu và thắng kiện, buộc Công ty B ngừng sản xuất. Ngược lại, sai lệch địa chỉ gây khó khăn pháp lý, kéo dài thời gian xử lý. Ví dụ này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì thông tin doanh nghiệp chính xác, bảo vệ quyền lợi và tránh tranh chấp.
Do đó, doanh nghiệp nên làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để thống nhất với dữ liệu địa giới hành chính mới.
THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ DOANH NGHIỆP TRÊN GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP
Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, thủ tục cập nhật địa chỉ doanh nghiệp như sau:
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp);
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).
Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương (cơ quan cũ là Sở kế hoạch và Đầu tư) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Bằng một trong 2 phương thức sau:
- Nộp trực tiếp tại trụ sở Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố
- Nộp qua hệ thống mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Thời gian thực hiện: 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
DOANH NGHIỆP CẦN LÀM ĐỂ CẬP NHẬT ĐỊA CHỈ KHI SÁP NHẬP ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH
Sau khi thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thành công, doanh nghiệp cần lưu ý tiến hành thực hiện việc cập nhật địa chỉ của doanh nghiệp như dưới đây:
- Cập nhật địa chỉ trên các hợp đồng, tài liệu giao dịch.
- Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp trên các nền tảng website, truyền thông, các kênh mua bán, giao dịch của doanh nghiệp.
- Cập nhật địa chỉ trên giấy phép con, giấy phép hoạt động của các đơn vị phụ thuộc như: Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Địa điểm kinh doanh.
- Cập nhật địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có).
- Cập nhật địa chỉ trên bảng tên doanh nghiệp.
- Cập nhật địa chỉ trên con dấu doanh nghiệp (nếu con dấu có để địa chỉ cũ).
- Cập nhật địa chỉ trên giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện pháp luật, thành viên góp vốn.
- Cập nhật địa chỉ trên mẫu hóa đơn điện tử, chữ ký số.
- Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp cho Ngân hàng.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ sớm nhất để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong hoạt động kinh doanh.
Việc cập nhật địa chỉ kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể liên hệ Monday VietNam để tư vấn cụ thể hơn trong từng trường hợp và làm thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký các đơn vị phụ thuộc như Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
- Holine: 086 2006070 – Minh Thư
- Email: info@mondayvietnam.com
