Nhãn Điện Tử Là Gì? Hướng Dẫn Ghi Nhãn Điện Tử Cho Doanh Nghiệp

Chuyển đổi từ nhãn vật lý sang nhãn điện tử giúp doanh nghiệp mở rộng không gian cung cấp thông tin, cập nhật dữ liệu và hỗ trợ người tiêu dùng tra cứu sản phẩm. Tuy nhiên, nhãn điện tử không đơn thuần là một mã QR dẫn đến website giới thiệu hàng hóa. Để có giá trị pháp lý, việc thiết lập, thể hiện, kết nối và lưu trữ nhãn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật về nhãn hàng hóa.

Quy định chung về nhãn điện tử hiện nay được tập trung tại Chương IV, đặc biệt là các Điều 52–55 Nghị định 37/2026/NĐ-CP. Nghị định có hiệu lực từ ngày 23/01/2026 và thay thế Nghị định 43/2017/NĐ-CP, Nghị định 111/2021/NĐ-CP về nhãn hàng hóa. Toàn văn Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

Nhãn điện tử là gì?

Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, nhãn điện tử là nhãn hàng hóa dưới dạng điện tử, được thể hiện thông qua vật mang dữ liệu được dán, in, đính, đúc, chạm, khắc, gắn hoặc hiển thị trực tiếp trên hàng hóa hoặc bao bì thương phẩm.

Vật mang dữ liệu có thể là mã vạch, mã QR, Datamatrix, RFID, NFC hoặc phương thức phù hợp khác. Vật mang dữ liệu có chức năng mã hóa trực tiếp thông tin hoặc mã hóa đường dẫn để người tiêu dùng truy cập dữ liệu của sản phẩm.

Như vậy, một mã QR chỉ được coi là phương thức thể hiện nhãn điện tử khi đáp ứng đồng thời ba điều kiện:

• Được gắn trực tiếp trên hàng hóa hoặc bao bì thương phẩm;
• Cho phép người tiêu dùng truy cập ngay vào thông tin nhãn;
• Nội dung được truy cập đáp ứng các yêu cầu pháp luật về nhãn hàng hóa.

Mã QR chỉ dẫn đến trang quảng cáo, trang chủ của doanh nghiệp hoặc thông tin không đầy đủ không đương nhiên được xem là nhãn điện tử hợp pháp.

Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng nhãn điện tử không?

Nghị định 37/2026/NĐ-CP chưa bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải chuyển sang nhãn điện tử. Về nguyên tắc, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm ghi nhãn được lựa chọn sử dụng nhãn điện tử để thể hiện một phần hoặc toàn bộ nội dung bắt buộc.

Tuy nhiên, quyền lựa chọn này bị giới hạn trong hai trường hợp:

Thứ nhất, pháp luật chuyên ngành có thể yêu cầu một số thông tin phải được ghi trực tiếp bằng nhãn vật lý. Khi đó, doanh nghiệp không được chuyển các thông tin này hoàn toàn sang nhãn điện tử.

Thứ hai, phạm vi sử dụng nhãn điện tử phụ thuộc vào mức độ rủi ro của hàng hóa. Vì vậy, trước khi thiết kế nhãn, doanh nghiệp phải xác định sản phẩm thuộc mức độ rủi ro thấp, trung bình hay cao theo danh mục và quy định của bộ quản lý ngành, lĩnh vực (khoản 2 Điều 4 Nghị định 37/2026/NĐ-CP).

>>>>>> Xem thêm bài viêt: Nhãn Điện Tử: Minh Bạch Trong Quản Lý Hay Rào Cản Cho Doanh Nghiệp?

Nội dung nào có thể ghi bằng nhãn điện tử?

Đối với hàng hóa có mức độ rủi ro thấp, doanh nghiệp có thể sử dụng nhãn điện tử để thể hiện toàn bộ các nội dung bắt buộc tại khoản 1 Điều 42 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, bao gồm:

• Tên hàng hóa;
• Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa;
• Xuất xứ hàng hóa;
• Các nội dung khác theo tính chất của hàng hóa và quy định chuyên ngành.

Đối với hàng hóa có mức độ rủi ro trung bình hoặc cao, ít nhất bốn nhóm thông tin sau vẫn phải thể hiện trên nhãn vật lý theo khoản 2 Điều 53 Nghị định 37/2026/NĐ-CP:

• Tên hàng hóa;
• Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm;
• Xuất xứ hàng hóa hoặc nơi thực hiện công đoạn cuối cùng để hoàn thiện hàng hóa;
• Thông tin cảnh báo.

Các nội dung bắt buộc còn lại như định lượng, thành phần, ngày sản xuất, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản hoặc thông số kỹ thuật có thể được thể hiện trên nhãn điện tử nếu pháp luật chuyên ngành không yêu cầu phải ghi trực tiếp.

Doanh nghiệp không nên mặc định rằng chỉ cần in tên sản phẩm và mã QR là đủ. Cách ghi này chỉ có thể phù hợp với hàng hóa rủi ro thấp, không có quy định chuyên ngành bắt buộc nhãn vật lý và nội dung điện tử đã được kê khai, kết nối đúng quy định.

Hai cách tạo nhãn điện tử

Doanh nghiệp có thể tạo nhãn điện tử theo một trong hai phương thức.

Phương thức thứ nhất là kê khai trực tiếp trên Hệ thống nhãn điện tử quốc gia tại elabel.gov.vn. Quy trình gồm ba bước:

1. Đăng ký tài khoản trên hệ thống;
2. Đăng nhập và kê khai các trường thông tin của nhãn;
3. Gửi thông tin để hệ thống khởi tạo vật mang dữ liệu cho doanh nghiệp sử dụng.

Sau khi nhãn được tạo, doanh nghiệp có thể cập nhật hoặc bổ sung thông tin tại các trường dữ liệu cho phép. Nhãn điện tử có giá trị trong suốt vòng đời của sản phẩm.

Phương thức thứ hai là doanh nghiệp tự xây dựng, vận hành hệ thống nhãn điện tử. Tuy nhiên, hệ thống nội bộ phải có khả năng kết nối và đồng bộ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu nhãn điện tử quốc gia. Vì vậy, một trang thông tin sản phẩm do doanh nghiệp tự lập nhưng không đáp ứng yêu cầu kết nối, đồng bộ dữ liệu chưa phải là phương án hoàn chỉnh theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

Yêu cầu kỹ thuật đối với nhãn điện tử

Vật mang dữ liệu phải có thể quét và truy cập bằng thiết bị thông dụng của người tiêu dùng. Không nên yêu cầu người mua phải cài đặt một ứng dụng chuyên biệt, đăng ký tài khoản hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân mới được xem nội dung bắt buộc của nhãn.

Nhãn điện tử phải được gắn ở vị trí dễ quan sát, không bị che khuất, không dễ bong tróc hoặc trầy xước trong điều kiện lưu thông bình thường. Đồng thời, trên nhãn cần có chỉ dẫn rõ ràng như “Quét mã để xem thông tin sản phẩm” hoặc “Thông tin nhãn điện tử”.

Nội dung điện tử phải:

• Thống nhất với nhãn vật lý và hồ sơ sản phẩm;
• Thể hiện rõ ràng, đầy đủ các nội dung bắt buộc;
• Có khả năng cập nhật và lưu lại lịch sử thay đổi;
• Không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng;
• Tuân thủ quy định về tiếng Việt, bảo vệ dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin mạng.

Định dạng, giao diện và cấu trúc dữ liệu trong nhãn điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 18975, hoặc các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế tương đương được chấp nhận (quy định tại khoản 2 Điều 55 Nghị định 37/2026/NĐ-CP).

Trách nhiệm cập nhật và lưu trữ dữ liệu

Doanh nghiệp phải bảo đảm người tiêu dùng có thể truy cập nhãn điện tử ngay khi lựa chọn, mua và sử dụng hàng hóa. Nếu hệ thống không truy cập được, đường dẫn bị thay đổi hoặc thông tin điện tử sai lệch, tổ chức chịu trách nhiệm ghi nhãn phải chịu trách nhiệm pháp lý.

Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 53 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, toàn bộ nội dung nhãn điện tử đã công bố phải được lưu tối thiểu 12 tháng kể từ thời điểm sản phẩm hết hạn sử dụng. Riêng đối với hàng hóa không có hạn sử dụng, doanh nghiệp tự xác định thời hạn lưu trữ trên cơ sở vòng đời sản phẩm.

Để hạn chế rủi ro, thời hạn này nên được quy định trong quy trình nội bộ, căn cứ vào thời gian lưu thông, thời hạn bảo hành, tuổi thọ dự kiến và thời gian giải quyết khiếu nại. Dữ liệu lưu trữ phải thể hiện được phiên bản nhãn, thời điểm thay đổi, người thực hiện và nội dung đã thay đổi.

Khi sản phẩm bị thu hồi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, nhãn điện tử phải được cập nhật để hiển thị cảnh báo thu hồi. Doanh nghiệp không được xóa trang thông tin hoặc vô hiệu hóa mã theo cách khiến người đang sở hữu sản phẩm không thể tiếp cận cảnh báo.

Nhãn điện tử đối với hàng nhập khẩu

Nhãn điện tử không thay thế yêu cầu về nhãn gốc khi làm thủ tục thông quan. Nhãn gốc của hàng hóa nhập khẩu vẫn phải là nhãn vật lý và thể hiện tên hàng hóa, xuất xứ, tên và địa chỉ của nhà sản xuất hoặc chủ thể chịu trách nhiệm ở nước ngoài theo Điều 42 Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

Nhãn phụ của hàng nhập khẩu có thể được thể hiện bằng nhãn điện tử, nhưng phải giữ nguyên nhãn gốc và có chỉ dẫn rõ để người tiêu dùng nhận biết. Nếu hàng nhập khẩu thuộc mức độ rủi ro trung bình hoặc cao, những nội dung bắt buộc phải có trên nhãn vật lý vẫn phải được giữ lại; không thể chuyển toàn bộ sang mã QR.

Phân biệt nhãn điện tử và mã truy xuất nguồn gốc

Nhãn điện tử có mục đích chính là thể hiện nội dung nhãn hàng hóa. Mã truy xuất nguồn gốc dùng để theo dõi các sự kiện và chủ thể trong chuỗi cung ứng. Hai công cụ có thể cùng sử dụng mã QR nhưng không phải là một.

Nghị định 37/2026/NĐ-CP khuyến khích tích hợp thông tin truy xuất nguồn gốc vào nhãn điện tử nếu bảo đảm tính toàn vẹn, minh bạch và khả năng liên thông. Tuy nhiên, tích hợp kỹ thuật không làm mất đi nghĩa vụ tuân thủ riêng của từng hệ thống.

Quy trình triển khai dành cho doanh nghiệp

Trước khi sử dụng nhãn điện tử, doanh nghiệp nên thực hiện sáu bước:

1. Xác định mức độ rủi ro và quy định chuyên ngành của sản phẩm.
2. Lập danh mục thông tin bắt buộc phải giữ trên nhãn vật lý.
3. Chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm và đối chiếu với hồ sơ công bố, chứng nhận.
4. Lựa chọn kê khai trên hệ thống quốc gia hoặc xây dựng hệ thống có khả năng kết nối.
5. Thử nghiệm khả năng quét, tốc độ truy cập, giao diện và tính chính xác của dữ liệu.
6. Ban hành quy trình cập nhật, lưu lịch sử, cảnh báo thu hồi và xử lý sự cố.

Kết luận

Nhãn điện tử giúp doanh nghiệp giảm áp lực diện tích bao bì và nâng cao khả năng cung cấp thông tin. Nhưng hiệu quả này chỉ đạt được khi nhãn điện tử được quản trị như một hệ thống dữ liệu pháp lý của sản phẩm, không phải như một mã QR phục vụ riêng cho hoạt động tiếp thị.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn triển khai nhãn điện tử đúng quy định? Liên hệ ngay với Monday VietNam để được hỗ trợ rà soát nội dung nhãn, tư vấn phương án ghi nhãn điện tử và xây dựng quy trình quản lý dữ liệu phù hợp, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và nâng cao khả năng truy xuất sản phẩm.