Xóa dữ liệu cá nhân của người lao động để tuân thủ luật, hay giữ lại để bảo vệ doanh nghiệp?”
Đây là câu hỏi lớn nhất của bộ phận Nhân sự khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 chính thức có hiệu lực từ 01/01/2026. Trước yêu cầu ngày càng chặt chẽ về việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động, doanh nghiệp không thể tiếp tục tư duy “sở hữu dữ liệu” như trước đây.
Bài viết này cung cấp lộ trình thực thi cụ thể, giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang vai trò “quản gia dữ liệu cá nhân của người lao động” một cách chuyên nghiệp, đúng luật và an toàn pháp lý.
Quy trình 3 bước xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động sau khi nghỉ việc
Tư cách “chủ thể dữ liệu” không mất đi khi hợp đồng lao động kết thúc. Điều này có nghĩa là nhân viên cũ vẫn giữ các quyền quan trọng của một ‘chủ thể dữ liệu’ theo Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, bao gồm: quyền được xem dữ liệu, quyền yêu cầu chỉnh sửa thông tin sai lệch, và quyền yêu cầu xóa dữ liệu.
Khi một nhân viên cũ yêu cầu xóa dữ liệu, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình “Ma trận phòng vệ” để xử lý yêu cầu một cách hợp pháp:
Bước 1: Đối soát nghĩa vụ pháp lý
Kiểm tra dữ liệu cá nhân của người lao động có thuộc danh mục bắt buộc lưu trữ theo Luật Kế toán, Thuế hay BHXH không? Nếu có, hãy phản hồi từ chối xóa bằng văn bản nêu rõ căn cứ pháp lý.
Bước 2: Đánh giá rủi ro tranh chấp
Nếu thời hiệu khởi kiện tranh chấp lao động vẫn còn, doanh nghiệp nên thực hiện “Hạn chế xử lý” (khóa dữ liệu), tức là không sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài việc phòng vệ pháp lý, thay vì xóa bỏ hoàn toàn, đối với dữ liệu như hồ sơ kỷ luật, biên bản sa thải.. để làm bằng chứng tại Tòa án khi cần thiết.
Bước 3: Tiêu hủy an toàn
Chỉ tiến hành xóa vĩnh viễn với các dữ liệu cá nhân của người lao động đã hết thời hạn lưu trữ và không còn mục đích sử dụng (ví dụ: thông báo chúc mừng sinh nhật cũ, hình ảnh tham gia sự kiện của công ty).
Giải pháp lưu hồ sơ nhân viên cũ an toàn mà không vi phạm luật
Để vừa không vi phạm nguyên tắc “giới hạn mục đích”, vừa đảm bảo hồ sơ cho thanh tra, doanh nghiệp nên:
- Tách biệt dữ liệu của nhân viên cũ khỏi hệ thống quản lý nhân sự đang hoạt động.
- Mã hóa và giới hạn quyền truy cập tối đa (chỉ cấp quyền khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng).
Lời kết
Năm 2026 sẽ là bài kiểm tra thực sự về tính chuyên nghiệp của bộ phận HR trong việc quản trị dữ liệu cá nhân của người lao động. Doanh nghiệp cần bắt đầu ngay từ hôm nay bằng việc rà soát lại các biểu mẫu hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự và xây dựng quy trình “xóa dữ liệu cá nhân của người lao động” an toàn, đúng luật. Đừng chờ đến khi có yêu cầu thanh tra hoặc phát sinh tranh chấp. Liên hệ Monday VietNam để được rà soát và hoàn thiện quy trình quản trị dữ liệu cá nhân của người lao động, cập nhật biểu mẫu tuyển dụng – hợp đồng – quy trình xóa dữ liệu theo đúng Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật – giảm thiểu rủi ro tranh chấp – bảo vệ chính mình.
