Hiện nay, việc mở rộng hoạt động kinh doanh sang nhiều khu vực khác, để tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng đang được nhiều Doanh nghiệp thực hiện. Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành thì Doanh nghiệp có thể mở rộng hoạt động, thuận tiện cho quá trình giao dịch với khách hàng tại nơi không đặt trụ sở chính bằng việc thành lập các Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trong bài viết này chúng tôi sẽ làm rõ về Văn phòng đại diện để doanh nghiệp tham khảo lựa chọn hình thức phù hợp.
Văn phòng đại diện là gì ?
Theo khoản 2 điều 45 Luật Doanh nghiệp, Văn phòng đại diện (Vpđd) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì ?
Văn phòng đại diện có chức năng như một văn phòng giao dịch (liên lạc) và tiếp thị. Thực hiện chủ yếu là các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ công ty mẹ tiếp cận thị trường và đối tác mới, đồng thời rà soát thị trường, phát hiện các hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, các hành vi cạnh tranh không lành mạnh của đối thủ, Vpđd sẽ khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác, không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng nhưng vẫn có thể ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của công ty mẹ.
Nghĩa vụ nộp thuế môn bài của văn phòng đại diện ?
Trong trường hợp doanh nghiệp thành lập với mục đích trưng bày, giới thiệu sản phẩm và không có bất kỳ hoạt động kinh doanh nào trên thực tế thì không phải nộp thuế môn bài.
Văn phòng đại diện sẽ nộp thuế môn bài trong trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động kinh doanh hoặc thay mặt công ty để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán công nợ từ hoạt động kinh doanh của công ty thì phải nộp thuế môn bài. Quy định tại Thông tư 80/2012/TT-BTC hướng dẫn Luật quản lý thuế về đăng ký thuế).
Lưu ý: Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện có con dấu riêng không ?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu quy định cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng trong đó có Chi nhánh, văn phòng đại diện của Doanh nghiệp. Như vậy, Văn phòng đại diện vẫn có con dấu riêng khi hoạt động để đảm bảo cho các hoạt động trong thẩm quyền của mình được diễn ra thuận tiện hơn.
Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện gồm những gì ?
Thành phần hồ sơ, gồm:
- Thông báo lập Vpđd (mẫu quy định);
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập Vpđd của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên); Quyết định của Chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH một thành viên); Quyết định của hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần); Quyết định của các thành viên hợp danh (đối với Công ty hợp doanh);
- Bản sao biên bản họp về việc lập Vpđd của Hội đồng thành viên;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu Vpđd;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu Vpđd,
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố trung ương, nơi đặt trụ sở Vpđd;
Cách thức nộp hồ sơ thành lập Vpđd: (02 cách):
- Trực tiếp tại Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố trung ương, nơi đặt trụ sở Vpđd;
- Thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Thời hạn giải quyết hồ sơ tại Sở KH&ĐT:
Thời gian giải quyết hồ sơ là 03-05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Một số khó khăn khi Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập Vpđd
Một trong những vấn đề trở ngại khi Doanh nghiệp tiến hành thủ tục thành lập Vpđd là các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại nơi đăt Vpđd.
Đối với một doanh nghiệp thông thường thì sẽ rất mất thời gian trong các khâu như tìm hiểu quy định pháp luật, các loại giấy tờ cần kèm theo, kê khai hồ sơ, ký tá hồ sơ hoặc công chứng các loại giấy tờ… Những vấn đề trên thường khiến cho các doanh nghiệp thường mất khá nhiều thời gian và nhân sự phụ trách thực hiện. Từ những yếu tố đó mà các công ty cung ứng dịch vụ ra đời để doanh nghiệp có thêm lựa chọn khi cần thiết.
Cam kết của Monday VietNam
Hiện nay có rất nhiều đơn vị dịch vụ thành lập Vpđd. Tuy nhiên, với kinh nghiệm lâu năm, có uy tín trong ngành cùng các luật sư có chuyên môn, Monday VietNam cam kết mang lại sự hài lòng của khách hàng với những tiêu chí làm việc sau:
- Uy tín và chuyên nghiệp trong công việc.
- Luôn đem đến những giải pháp tối ưu và phù hợp với từng khách hàng.
- Minh bạch và trung thực trong từng chi tiết, giảm thiểu tối đa rủi ro cho khách hàng.
- Phục vụ tận tâm, tiết kiệm thời gian, hạn chế đi lại và chi phí tối đa.
- Bảo mật nội dung tác phẩm cao nhất.
- Hỗ trợ các công việc cần thực hiện sau thành lập Vpđd.
- Hướng dẫn Qúy khách lưu trữ hồ sơ tại cơ sở đúng quy định …
Trình tự, thủ tục thành lập Vpđd tại Monday VietNam:
Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin từ Quý khách, Monday VietNam sẽ tiến hành các thủ tục sau:
- Bước 1: Kiểm tra các yếu tố mang tính pháp lý tài liệu, các loại giấy tờ.
- Bước 2: Soạn hồ sơ đăng ký theo quy định của pháp luật.
- Bước 3: Nộp hồ sơ tại sở KH&ĐT, theo dõi hồ sơ.
- Bước 4: Nhận và trả kết quả cho Qúy khách.
- Bước 5: Hướng dẫn thực hiện các công việc cần thực hiện sau thành lập Vpđd.
