Doanh nghiệp cần làm gì khi bị mất con dấu công ty. Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp (DN) VN. Nó được xem là đại diện cho DN trước pháp luật, trước đối tác trong công việc, chính vì vậy, DN nào cũng cần có con dấu cho mình. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng và bảo quản con dấu, vì nhiều nguyên nhân dẫn đến việc làm mất con dấu. Trường hợp này, pháp luật đã có những quy định cụ thể hướng dẫn DN cách giải quyết khi làm mất con dấu.
Khi DN bị mất con dấu, cần căn cứ vào việc DN được thành lập trước hay sau ngày 01/7/2015 mà giải quyết theo hai hướng khác nhau:
Trường hợp DN thành lập trước ngày 01/07/2015
Trong trường hợp này, DN thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: DN phải trình báo bằng văn bản cho Công an xã/phường nơi xảy ra mất con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan đã cấp giấy này. Công an xã/phường nơi mất con dấu sẽ xác nhận về việc trình báo mất con dấu của DN (khoản 3 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP);
Bước 2: Sau khi có xác nhận của Công an xã/phường nơi mất con dấu, DN làm đơn đề nghị gửi lên Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi DN có trụ sở chính, trình bày cụ thể lý do mất con dấu và đề nghị cấp lại con dấu mới. Nếu con dấu DN do Cơ quan Trung ương cấp phép thì thủ tục cấp mới con dấu tại Cục cảnh sát quản lý hành chính và trật tự xã hội Bộ Công An tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương. Khi được Sở kế hoạch đầu tư cấp giấy xác nhận có thể khắc dấu mới cho doanh nghiệp, thì DN liên hệ với cơ sở khắc dấu để khắc con dấu công ty và công bố mẫu dấu mới công ty;
Bước 3: Nộp lại mẫu con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp (Khoản 2 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP).
Trường hợp DN thành lập sau ngày 01/7/2015
Trong trường hợp này, DN thực hiện theo 2 bước sau:
Bước 1: DN lập thông báo huỷ mẫu con dấu cũ của DN gửi lên Phòng đăng ký kinh doanh nơi DN đặt trụ sở (mẫu thông báo tại Phụ lục II-10 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT) – (điểm c khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP);
Bước 2: Làm thông báo sử dụng con dấu mới của doanh nghiệp gửi lên Phòng đăng ký kinh doanh nơi DN đặt trụ sở. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thực hiện đăng tải mẫu con dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (mẫu thông báo tại Phụ lục II-9 Thông tư 20/2015/TT- BKHĐT) – (khoản 2 Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP và khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP).
