NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP

Người đại diện theo ủy quyền là một thuật ngữ pháp lý quen thuộc trong các quy định của pháp luật, đặc biệt là lĩnh vực luật doanh nghiệp. Trong môi trường doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển, không phải lúc nào các tổ chức cũng có thể thực hiện tốt các quyền và nghĩa vụ của mình trong khi tổ chức đó tham gia hoạt động tại nhiều doanh nghiệp khác với vị trí là thành viên hoặc cổ đông. Thế nên, việc cử một cá nhân đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp mình để thực hiện tốt hơn các quyền và nghĩa vụ đó tại các doanh nghiệp khác là lựa chọn ưu việt.

Vậy Người đại diện theo ủy quyền trong doanh nghiệp là gì? Người đại diện theo ủy quyền được Luật Doanh nghiệp 2020 (sau đây gọi là LDN 2020) quy định thế nào?

Monday VietNam mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây:

Khái niệm

Người đại diện theo ủy quyền trong lĩnh vực doanh nghiệp được ghi nhận tại Điều 14 LDN 2020 như sau:

“Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này”.

Từ quy định trên, có thể hiểu người đại diện theo ủy quyền trong phạm vi Luật Doanh nghiệp chính là:

Là cá nhân;
Được ủy quyền bằng văn bản bởi một trong các chủ thể sau:

– Tổ chức là chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên;

– Tổ chức là thành viên góp vốn của công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;

– Tổ chức là cổ đông công ty cổ phần.

Có vai trò nhân danh chủ thể đã ủy quyền cho mình để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ thể đó trong phạm vi được ủy quyền theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Hình thức xác lập tư cách đại diện và phạm vi đại diện của người đại diện theo ủy quyền

1. Về hình thức xác lập tư cách đại diện:

Theo Khoản 1 Điều 14 LDN 2020, khi một doanh nghiệp muốn cử một (hoặc nhiều) cá nhân làm người đại diện theo ủy quyền cho mình (tại một công ty mà mình là chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông) thì doanh nghiệp phải ban hành văn bản ủy quyền để chỉ định rõ cá nhân nào sẽ được mình ủy quyền để tham gia các hoạt động tại công ty khác. Nếu không có văn bản ủy quyền, dù cá nhân có đủ điều kiện làm người đại diện thì cũng sẽ không thể trở thành người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp được.

Như vậy, nói một cách khác, hình thức xác lập tư cách đại diện của người đại diện theo ủy quyền chính là việc xác lập một văn bản ủy quyền giữa chủ thể ủy quyền (doanh nghiệp) với cá nhân được ủy quyền. Trong đó, văn bản ủy quyền được xác lập đúng quy định của pháp luật sẽ chính là căn cứ pháp lý để xác định một cá nhân có tư cách người đại diện theo ủy quyền của một doanh nghiệp hay không.

2. Về phạm vi ủy quyền:

Hiểu một cách đơn giản: Phạm vi ủy quyền chính là một giới hạn mà trong đó chỉ rõ cho người được ủy quyền biết rằng chủ thể ủy quyền giao cho họ thực hiện những quyền và nghĩa vụ gì, những việc nào họ cần làm hoặc không được làm khi đại diện cho doanh nghiệp. Nghĩa là tư cách đại diện của họ chỉ có hiệu lực trong phạm vi ủy quyền, ngoài phạm vi này cá nhân được ủy quyền sẽ không được quyền thực hiện vai trò đại diện của mình.

Phạm vi ủy quyền sẽ được xác định cụ thể trong văn bản ủy quyền. Tùy vào nhu cầu của chủ thể ủy quyền mà mỗi người đại diện sẽ có những phạm vi công việc khác nhau (tương ứng là quyền và nghĩa vụ khác nhau) với vai trò là người đại diện.

Thế nên, khi một cá nhân sử dụng tư cách đại diện theo ủy quyền của mình để thực hiện một việc mà doanh nghiệp không yêu cầu trong văn bản ủy quyền thì cá nhân đã thực hiện công việc “vượt quá phạm vi ủy quyền”.

Điều kiện trở thành Người đại diện theo ủy quyền

Theo Khoản 5 Điều 14 LDN 2020 thì Người đại diện theo ủy quyền bắt buộc phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

(1) Là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

(2) Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 LDN 2020, gồm:

“a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;
c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật này, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
e) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.”

(3) Thành viên, cổ đông là doanh nghiệp có phần vốn góp hay cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ không được cử vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột (gọi chung là người có quan hệ gia đình) của người quản lý và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm người đại diện theo ủy quyền tại công ty khác;

(4) Các tiêu chuẩn và điều kiện khác theo Điều lệ công ty quy định (phụ thuộc vào điều lệ riêng của mỗi công ty).

Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền

Với vai trò là người đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ thể ủy quyền, khi trở thành người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức người đại diện cần phải nắm rõ trách nhiệm của một người đại diện theo ủy quyền theo quy định tại Điều 15 LDN 2020, như sau:

Thứ nhất, nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ stở hữu, thành viên, cổ đông tại Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này. Mọi hạn chế của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đối với người đại diện theo ủy quyền trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty tương ứng tại Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông đều không có hiệu lực đối với bên thứ ba.

Thứ hai, có trách nhiệm tham dự đầy đủ cuộc họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông; thực hiện quyền và nghĩa vụ được ủy quyền một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất, bảo vệ lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện.

Thứ ba, chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện do vi phạm trách nhiệm quy định tại Điều này. Chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện chịu trách nhiệm trước bên thứ ba đối với trách nhiệm phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ được thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền.

Số lượng người đại diện theo ủy quyền

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 14 LDN 2020, trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì số lượng người đại diện theo ủy quyền của thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc cổ đông công ty cổ phần là tổ chức được xác định như sau:

Doanh nghiệp sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ của công ty TNHH hai thành viên trở lên thì có thể cử tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền;
Doanh nghiệp sở hữu ít nhất 10% cổ phần phổ thông của công ty cổ phần có thể cử tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền.

Như vậy, việc xác định số lượng tối đa người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông là tổ chức tại một công ty khác là dựa vào tỷ lệ phần vốn góp/cổ phần mà thành viên, cổ đông là tổ chức đó nắm giữ. Nếu đáp ứng được tỷ lệ phần vốn góp/cổ phần theo ngưỡng mà pháp luật quy định thì hai chủ thể thành viên này sẽ được cử tối đa là 03 người đại diện theo ủy quyền tại công ty mà mình là thành viên/cổ đông.

Lưu ý: Trên đây, pháp luật chỉ quy định số lượng người đại diện theo ủy quyền nếu doanh nghiệp sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ của công ty TNHH hai thành viên trở lên và ít nhất 10% cổ đông phổ thông của công ty cổ phần mà doanh nghiệp là thành viên/cổ đông. Nếu doanh nghiệp sở hữu ít hơn tỷ lệ này thì Điều lệ công ty phải quy định số lượng người đại diện theo ủy quyền.

Phải làm gì khi cử nhiều người đại diện theo ủy quyền

Trường hợp công ty TNHH, công ty cổ phần cử nhiều người đại diện để quản lý vốn góp/cổ phần của mình tại công ty khác thì phải xác định rõ phần vốn góp/số cổ phần mà mỗi người đại diện sẽ có tư cách đại diện, nghĩa là mỗi người đại diện sẽ thực hiện quyền và nghĩa vụ quản lý số vốn góp/cổ phần trong phạm vi thế nào.

Nếu như doanh nghiệp không xác định phần vốn góp, cổ phần cho từng người đại diện thì phần vốn góp, số cổ phần sẽ được chia đều cho từng người đại diện.

Văn bản ủy quyền

Nội dung văn bản:

Như đã nói ở trên, việc cử người đại diện theo ủy quyền phải được lập thành văn bản. Trong đó, văn bản ủy quyền phải đảm bảo các nội dung sau đây:

Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số thẻ Căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền;
Thời hạn được ủy quyền tương ứng với từng người đại diện theo ủy quyền, trong đó phải ghi ngày bắt đầu được ủy quyền;
Họ, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và cả người đại diện theo ủy quyền.

Hiệu lực của văn bản:

Văn bản ủy quyền này phải được thông báo cho công ty nơi mà chủ thể ủy quyền là chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và chỉ có hiệu lực với chủ thể ủy quyền kể từ ngày công ty đó nhận được thông báo về việc ủy quyền.

Như vậy, hiệu lực của văn bản ủy quyền không được xác định dựa vào thời điểm ban hành mà dựa vào thời điểm công ty (nơi mà chủ thể ủy quyền là chủ sở hữu, thành viên, cổ đông nhận) nhận được thông báo.

Có trường hợp Thành viên, cổ đông công ty là cá nhân được ủy quyền cho người khác quản lý vốn của mình tại công ty không?

Thứ nhất, Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, thành viên góp vốn của công ty TNHH hay cổ đông của công ty cổ phần có thể là cá nhân hoặc là tổ chức. Khi cá nhân hay tổ chức góp vốn/mua cổ phần của công ty thì đều được công nhận là thành viên hoặc cổ đông của công ty. Vì thế, dù là tổ chức hay cá nhân thì họ đều phải mang các quyền và nghĩa vụ ngang bằng nhau với tư cách thành viên hoặc cổ đông công ty.

Luật Doanh nghiệp đưa ra quy định về quyền và nghĩa vụ của thành viên công ty TNHH, cổ đông công ty cổ phần lần lượt tại các điều như sau:

– Đối với công ty TNHH:

Tại điểm e khoản 1 Điều 49 LDN 2020, quyền của thành viên góp vốn là:

“Định đoạt phần vốn góp của mình bằng cách chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ, tặng cho và hình thức khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty”.

– Đối với công ty cổ phần:

Tại khoản 4 Điều 114 LDN 2020, việc sở hữu cổ phần sẽ dựa trên nguyên tắc:

“Mỗi cổ phần của cùng một loại tạo cho người sở hữu cổ phần đó các quyền, nghĩa vụ và lợi ích ngang nhau”.

Có thể thấy, pháp luật doanh nghiệp không có sự phân biệt giữa thành viên/cổ đông là cá nhân hay tổ chức đối với quyền, nghĩa vụ và lợi ích mà một thành viên/cổ đông phải có trong công ty, bao gồm cả quyền định đoạt, quản lý phần vốn/cổ phần của mình tại công ty.

Thứ hai, phần vốn góp/cổ phần chính tài sản của thành viên góp vốn/cổ đông là cá nhân. Xét trên phương diện về quyền của chủ sở hữu tài sản thì thành viên/cổ đông của công ty là cá nhân sẽ được quyền khai thác, quản lý, tự do chuyển nhượng tài sản của mình tại công ty. Do đó, họ sẽ được quyền cử người khác làm đại diện theo ủy quyền của họ để thực hiện việc quản lý phần vốn góp/cổ phần, nếu việc cử người đại diện này không gây ảnh hưởng đến lợi ích của các thành viên/cổ đông khác hay quyền lợi của công ty.

Hiện nay, LDN 2020 không có điều luật nào quy định riêng về người đại diện theo ủy quyền của thành viên/cổ đông là cá nhân. Tuy nhiên, nếu liên kết tinh thần của Bộ luật dân sự, quyền và nghĩa vụ chung của thành viên góp vốn công ty TNHH hoặc cổ đông công ty cổ phần thì có thể nhận thấy pháp luật không cấm thành viên góp vốn, cổ đông là cá nhân ủy quyền cho người khác để quản lý vốn góp/cổ phần của mình tại công ty.