CHI TIẾT VỀ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN MỚI NHẤT

Trong khoản thời gian gần đây, việc thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) gần như đã trở thành xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm mở rộng thị trường kinh doanh và tối đa hóa việc tiếp cận khách hàng, nâng cao doanh số. Tuy nhiên, phải hiểu như thế nào là đúng và chi tiết về văn phòng đại diện? Thành lập Văn phòng đại diện như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn cách thức, thủ tục và trình tự thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của pháp luật, Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Có nghĩa là, việc đại diện này sẽ thay mặt Công ty thực hiện các công việc như xúc tiến thương mại, liên lạc, tư vấn, giới thiệu… nhưng không được phép thực hiện các hoạt động sinh lời, phát sinh doanh thu mang tư cách Văn phòng đại diện.

Ví dụ: Doanh nghiệp X mở văn phòng đại diện Y

Văn phòng đại diện Y không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng được ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp X và đóng dấu của doanh nghiệp X.

Đặc điểm của Văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập (không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện);
• Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch, không có chức năng kinh doanh;
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty);
• Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

Thủ tục, hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện

Hồ sơ yêu cầu

Căn cứ vào từng loại hình Công ty, để thành lập VPĐD cần chuẩn bị hồ sơ sau:

Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty hợp danh

• Thông báo thành lập VPĐD;
• Bản sao Biên bản họp của hội đồng thành viên;
• Bản sao Nghị quyết/ Quyết định của hội đồng thành viên về việc thành lập VPĐD;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty);
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Đối với Công ty TNHH 1 thành viên 

• Thông báo thành lập VPĐD;
• Nghị quyết/ Quyết định của chủ sở hữu Công ty;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty);
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Đối với Công ty Cổ phần 

• Thông báo thành lập VPĐD;
• Bản sao Biên bản họp của hội đồng quản trị;
• Bản sao Nghị quyết/ Quyết định của hội đồng quản trị về việc thành lập VPĐD;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty);
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện

Phương thức nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Đối với Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh thì bắt buộc đăng ký trực tuyến.

Trình tự xử lý hồ sơ

• Trong vòng 03 ngày (làm việc) kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại theo các bước như trên.

Thành lập văn phòng đại diện an toàn – nhanh chóng – hiệu quả tại Monday VietNam

Quy trình thành lập Văn phòng đại diện

Cần thực hiện 4 bước sau để thành lập VPĐD:

Thông tin cần chuẩn bị

(1) Tên Văn phòng đại diện đầy đủ;

(2) Địa chỉ đặt trụ sở chính của Văn phòng đại diện;

(3) Số điện thoại (bắt buộc), email (nếu có);

(4) Thông tin của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

(5) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty

Giấy tờ cần cung cấp thành lập văn phòng đại diện
+ 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Passport của trưởng văn phòng đại diện;

+ 01 bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Quy định về thuế môn bài của văn phòng đại diện: Căn cứ theo Công văn 1279/TCT-CS năm 2017 của Tổng cục Thuế về lệ phí môn bài. Theo đó, Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không còn phụ thuộc vào chức năng:

– Trường hợp văn phòng đại diện của công ty chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, các công việc hành chính, không thực hiện hoạt động kinh doanh, không tiến hành hoạt động thu – chi tiền thì văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.

– Trường hợp văn phòng đại diện của công ty được ủy quyền thực hiện hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài theo quy định pháp luật.

• Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện nên khắc con dấu của văn phòng đại diện.

→ Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty (xem chi tiết tại đây)