Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, các quy định liên quan đến hóa đơn, chứng từ của hộ kinh doanh đã có sự thay đổi quan trọng mà chủ hộ cần đặc biệt lưu ý. Trong đó, nội dung nổi bật là việc mở rộng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, quy trình cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, quy định xử lý hóa đơn sai sót… Những thay đổi này không chỉ tác động đến cách thức kê khai, nộp thuế mà còn ảnh hưởng đến tính hợp pháp của chi phí được ghi nhận khi tính thuế.
Bài viết dưới đây Monday VietNam sẽ tổng hợp, phân tích những điểm mới đáng chú ý từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nắm bắt kịp thời để áp dụng đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính về hóa đơn, chứng từ.
I. Hộ kinh doanh, cá nhân bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các HKD, cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế trong trường hợp:
- HKD nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên;
- HKD có đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- HKD có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai;
- HKD xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- HKD có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần đảm bảo nguyên tác
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số;
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần phải có nội dung:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hoá đơn điện tử.
II. Mức phạt tiền nếu Hộ kinh doanh không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu không đăng ký sử dụng theo quy định, Hộ kinh doanh sẽ bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
- Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu không đăng ký hóa đơn điện tử (lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế);
- Từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng nếu không lập và sử dụng hóa đơn theo quy định.
Mức phạt tiền quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, khoản 1, 2 Điều 19 và Chương III Nghị định 125/2020/NĐ-CP là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức. Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.
Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định này. (khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh
III. Quy định về cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh
Theo đó, điểm b khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này đến cơ quan thuế và truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn điện tử.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai hồ sơ khai thuế theo quy định pháp luật về quản lý thuế.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn bán hàng theo từng lần phát sinh thì phải nộp đầy đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế và các loại thuế, phí khác (nếu có).
Điều chỉnh về thời hạn cơ quan thuế cấp mã hóa đơn điện tử: Không nhất thiết thực hiện trong ngày mà có thể sang ngày làm việc tiếp theo.
Sau khi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã nộp đủ thuế hoặc số phát sinh phải nộp ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử.
Bổ sung hướng dẫn về trường hợp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:
Trường hợp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập. Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định này và việc nộp thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước tính trên doanh thu chênh lệch tăng trên hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
IV. Thay đổi về việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung như sau:
Bãi bỏ quy định hủy hóa đơn lập sai
Hiện hành: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán hủy hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới.
- Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai: người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng: thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai cần:
- Trường hợp người mua là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, các bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;
- Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán;
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không bắt buộc có văn bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử lập sai.
- Được quyền lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng.
- Bổ sung quy định kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điều chỉnh, thay thế:
- Nếu hóa đơn đã lập sai và người bán đã xử lý theo một phương thức (điều chỉnh hoặc thay thế), thì nếu sau này phát hiện sai sót khác, phải tiếp tục xử lý theo phương thức đã chọn ban đầu.
- Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;
- Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Có thể thấy, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã siết chặt và minh bạch hóa hơn nữa quy định về hóa đơn, chứng từ đối với hộ kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thuế, đồng thời tạo điều kiện cho người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ đúng và đủ. Việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền, quy trình cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, cùng với quy định về điều chỉnh/thay thế hóa đơn là những thay đổi mà hộ kinh doanh không thể bỏ qua. Chủ động cập nhật và tuân thủ sẽ giúp hộ kinh doanh giảm thiểu rủi ro về thuế, đồng thời duy trì sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
