Mới đây, Nghị quyết 60-NQ/TW đã chính thức được ban hành, thống nhất chủ trương sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp tỉnh, hướng đến việc rút gọn toàn quốc còn 34 đơn vị, gồm 28 tỉnh và 6 thành phố trực thuộc Trung ương. Vậy sự thay đổi này liệu có tác động gì đến hoạt động của doanh nghiệp? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để thích ứng? Hãy cùng Monday VietNam tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
Thay đổi địa giới hành chính là gì?
Thay đổi địa giới hành chính là quá trình điều chỉnh ranh giới hoặc trạng thái của các đơn vị hành chính trong một quốc gia, như xã, huyện, tỉnh hoặc thành phố, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội.
Quá trình thay đổi địa giới hành chính có thể bao gồm:
- Chia tách: Tách một đơn vị hành chính thành nhiều đơn vị nhỏ hơn.
- Sáp nhập: Hợp nhất hai hoặc nhiều đơn vị hành chính thành một đơn vị lớn hơn.
- Điều chỉnh ranh giới: Chuyển một phần diện tích hoặc dân số từ đơn vị hành chính này sang đơn vị khác.
- Nâng cấp hoặc hạ cấp: Thay đổi cấp hành chính, chẳng hạn như chuyển từ xã lên phường hoặc từ huyện lên quận.
Việc thay đổi địa giới hành chính thường được thực hiện theo các quy định pháp luật, dựa trên các yếu tố thực tế như sự gia tăng dân số, quá trình đô thị hóa, cải thiện hiệu quả quản lý, hoặc
Những hậu quả “nghiêm trọng” khi doanh nghiệp không thực hiện cập nhật địa chỉ doanh nghiệp kịp thời
Không ít doanh nghiệp cho rằng việc thay đổi địa giới hành chính – đơn cử như đổi tên phường, xã – là vấn đề hành chính đơn thuần, không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, việc không kịp thời cập nhật địa chỉ doanh nghiệp theo địa giới hành chính mới có thể kéo theo nhiều hệ quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý của hồ sơ, giao dịch và thủ tục hành chính của doanh nghiệp mặc dù đây không phải là một thủ tục bắt buộc. Cụ thể:
Hóa đơn điện tử và chữ ký số không còn hợp lệ
Thông tin địa chỉ không khớp giữa giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các nền tảng điện tử như hệ thống hóa đơn điện tử hoặc chữ ký số có thể dẫn đến việc hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối công nhận. Ngoài ra, đối tác cũng có quyền từ chối hóa đơn không hợp lệ về mặt pháp lý, gây gián đoạn nghiêm trọng đến quá trình thanh toán và quyết toán thuế.
Vướng mắc trong giao dịch ngân hàng và kê khai thuế
Ngân hàng và cơ quan thuế đều yêu cầu thông tin doanh nghiệp phải chính xác, thống nhất. Việc chênh lệch địa chỉ giữa hồ sơ pháp lý và địa giới thực tế có thể khiến doanh nghiệp bị từ chối mở tài khoản mới, chuyển khoản bị trì hoãn, hoặc gặp khó khăn trong quá trình kê khai và nộp thuế định kỳ.
Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng không suôn sẻ
Địa chỉ doanh nghiệp là yếu tố định danh quan trọng trong bất kỳ hợp đồng mua bán, hợp tác hoặc chuyển nhượng nào. Khi địa chỉ không còn đúng với thực tế pháp lý hiện hành, các giao kết hợp đồng có thể bị đặt nghi vấn về hiệu lực, phát sinh tranh chấp hoặc bị đối tác yêu cầu điều chỉnh – ảnh hưởng đến uy tín và tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp.
Trì trệ khi thực hiện thủ tục hành chính
Các thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp như thay đổi đăng ký kinh doanh, đăng ký chi nhánh, địa điểm kinh doanh, xin cấp giấy phép con… đều đòi hỏi hồ sơ có địa chỉ hợp lệ. Nếu không cập nhật kịp thời theo địa giới hành chính mới, doanh nghiệp sẽ buộc phải giải trình, bổ sung hồ sơ nhiều lần, kéo dài thời gian xử lý, làm trì hoãn các kế hoạch kinh doanh quan trọng.
4 bước quan trọng doanh nghiệp cần thực hiện ngay khi thay đổi địa giới hành chính
Khi có sự thay đổi về địa giới hành chính, việc cập nhật địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và đồng bộ trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước Monday VietNam khuyến khích doanh nghiệp thực hiện:
Bước 1: Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là thông tin bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi về địa giới hành chính, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh để cập nhật địa chỉ mới. Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý trong các giao dịch sau này. Đây cùng là cơ sở sửa đổi, cập nhật địa chỉ trên các giấy tờ, giao dịch khác
Bước 2: Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp trên: token, con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, giấy tờ (khác) có giá,….
Sau khi cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần điều chỉnh địa chỉ trên các giấy tờ quan trọng như con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, và các giấy tờ có giá khác. Việc này giúp đảm bảo tính nhất quán và tránh nhầm lẫn trong quá trình giao dịch và hoạt động kinh doanh.
Bước 3: Thay đổi thông tin địa chỉ doanh nghiệp trên: bảng hiệu công ty/ bảng tên/ websites/ emails, hợp đồng, bao thư,….
Doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ mới trên các ấn phẩm như bảng hiệu công ty, bao thư, website, email, và các tài liệu marketing khác. Điều này không chỉ giúp khách hàng và đối tác dễ dàng liên hệ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Bước 4: Thực hiện các thủ tục cập nhật khác
Doanh nghiệp cần gửi thông báo về việc thay đổi địa chỉ đến các đối tác kinh doanh, khách hàng, và những bên liên quan khác
Trên đây là các thủ tục QUAN TRỌNG và CẤP THIẾT mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự thay đổi về địa giới hành chính. Văn phòng luật sư MDVN & Associate – đơn vị tư vấn pháp lý trực thuộc hệ sinh thái Monday VietNam, sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ cập nhật địa chỉ với chi phí ưu đãi:
(Đã gồm thuế VAT)
(Áp dụng cho việc cập nhật địa chỉ Trụ sở / 01 Giấy phép kinh doanh)
Để được tư vận và hỗ trợ chi tiết Quý khách hàng có thể: ĐIỀN THÔNG TIN ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY hoặc LIÊN HỆ HOTLINE 086.200.6070
