Hướng Dẫn Thủ Tục Tham Gia BHXH Bắt Buộc Cho Người Quản Lý Doanh Nghiệp Không Hưởng Lương

Từ ngày 01/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 chính thức có hiệu lực. Theo đó,  người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương được đưa vào diện tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp còn lúng túng trong việc xác định thủ tục đăng ký, hồ sơ cần nộp và cách kê khai thông tin cho đúng quy định.

Monday VietNam sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục tham gia BHXH bắt buộc cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng, đủ và kịp thời nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc theo quy định mới.

I. Đối tượng áp dụng

Theo điểm n khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, bắt đầu từ ngày 1/7/2025  người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương (không có HĐLĐ với doanh nghiệp) là đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về 1 số tiêu chí để xác định yếu tố “không hưởng lương” của các chức danh trên:

• Không có hợp đồng lao động hay văn bản thỏa thuận nào về việc chi trả lương hàng tháng
• Trong Điều lệ công ty có quy định rõ về việc các chức danh trên được hưởng thu nhập thông qua thù lao hoàn thành công việc/ từ lợi nhuận công ty/ từ các lợi ích khác mà không phải từ tiền lương hàng tháng.

Xem chi tiết các chức danh thuộc diện áp dụng tại đây: NGƯỜI QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP PHẢI THAM GIA BHXH BẮT BUỘC TỪ NGÀY 1/7/2025

II. Mức đóng BHXH bắt buộc 

Căn cứ khoản 4 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, mức đóng, phương thức và thời hạn đóng BHXH bắt buộc đối với người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương được quy định cụ thể như sau:

Theo quy định nêu trên, tổng mức đóng BHXH bắt buộc hằng tháng là 25% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Lưu ý: Mức tiền lương căn cứ đóng BHXH bắt buộc do doanh nghiệp xác định, nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường. (khoản 2.6 Điều 6 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 (sửa đổi, bổ sung năm 2017, 2018, 2023)

III. Phương thức và thời hạn đóng BHXH bắt buộc

Để thực hiện đúng quy định về BHXH bắt buộc đối với người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương, cả người quản lý và doanh nghiệp đều có trách nhiệm tuân thủ về phương thức và thời hạn đóng BHXH. Cụ thể:

1. Đối với người quản lý doanh nghiệp

Theo khoản 4 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương có thể lựa chọn phương thức đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc như sau:

• Đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH: Người quản lý doanh nghiệp có thể tự mình nộp hồ sơ và đóng BHXH bắt buộc trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi cư trú hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Đóng thông qua doanh nghiệp nơi họ tham gia quản lý: Trong trường hợp thuận tiện, người quản lý doanh nghiệp có thể thực hiện việc đóng BHXH bắt buộc thông qua doanh nghiệp mà họ đang quản lý.

2. Đối với doanh nghiệp

Theo Điều 7 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 (sửa đổi, bổ sung năm 2017, 2018, 2023), phương thức đóng BHXH bắt buộc của doanh nghiệp cụ thể như sau:

• Phương thức đóng: Đăng ký phương thức đóng hằng tháng, 03 hoặc 06 tháng một lần với cơ quan BHXH; cơ quan BHXH phối hợp với cơ quan Lao động kiểm tra tại đơn vị trước khi quyết định phương thức đóng của đơn vị.
• Thời hạn đóng: Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ đóng đã đăng ký (tức cuối tháng, cuối quý hoặc cuối kỳ 6 tháng tùy theo phương thức đã chọn), doanh nghiệp phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH. 

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phù hợp với dòng tiền, miễn là đảm bảo đúng hạn và không để phát sinh nợ BHXH.

• Phương thức đóng: hằng tháng.
• Thời hạn đóng: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.
• Cách thức thực hiện: Doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

IV. Thủ tục tham gia BHXH bắt buộc 

Để hoàn tất thủ tục tham gia BHXH bắt buộc cho người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 

Hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT được quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 (sửa đổi, bổ sung năm 2017, 2018, 2023), cụ thể như sau:

1. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK3-TS theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 (nếu doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa đăng ký BHXH, cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH)
2.  Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN – Mẫu D02-LT theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020.
3.  Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty;
4.  Văn bản cử/ biên bản họp/ Hồ sơ bổ nhiệm người quản lý không hưởng lương (nếu có).
5. Văn bản xác nhận không hưởng tiền lương (nếu cơ quan BHXH yêu cầu).
6. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK1-TS theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 (đối với người tham gia lần đầu hoặc có mã số BHXH nhưng chưa đủ thông tin).
7. Bản sao chứng thực căn cước công dân của NLĐ. 
8. Giấy tờ chứng minh (nếu có) – theo Phụ lục 03 theo Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023 (trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn)

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Sau khi hoàn tất chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người quản lý doanh nghiệp qua 2 cách sau:

NỘP HỒ SƠ TRỰC TIẾP CHO CƠ QUAN BHXH CẤP HUYỆN NƠI DOANH NGHIỆP ĐẶT TRỤ SỞ

• Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH;
• Thông qua dịch vụ bưu chính;

NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN

• Cách 1: Thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH và báo tăng, giảm lao động tham gia BHXH trên phần mềm kê khai BHXH điện tử và sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực. Bạn có thể dễ dàng đăng ký mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp như VIETTEL, VNPT, BKAV…;
• Cách 2: Truy cập website của cơ quan BHXH Việt Nam theo đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn và thực hiện đăng ký mã đơn vị và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ (ví dụ tại thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng theo hình thức này).

Lưu ý: Tại nhiều tỉnh thành, sau khi thực hiện đăng ký cấp mã đơn vị trên phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH, doanh nghiệp phải mang hồ sơ giấy nộp tại cơ quan bảo hiểm. Hồ sơ gồm có: Mẫu TK3-TS và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.

Bước 3: Chờ cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định

Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp cần chờ cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo quy định. Thời gian giải quyết cấp mới sổ BHXH không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định (theo khoản 1 Điều 29 và khoản 1 Điều 30 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017).

Bước 4: Nhận kết quả 

Sau khi cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận kết quả bao gồm Sổ BHXH của người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương.

Việc bổ sung người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương vào diện tham gia BHXH bắt buộc là một bước tiến trong chính sách an sinh xã hội. Quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi hưu trí cho những người giữ vai trò điều hành doanh nghiệp nhưng không có quan hệ lao động theo hợp đồng, thể hiện định hướng an sinh toàn diện và bình đẳng. Để tránh bị xử phạt và đảm bảo quyền lợi cho người quản lý, doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ thủ tục, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và kê khai BHXH đúng thời hạn. Hãy bắt đầu rà soát danh sách người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương hiện có và chuẩn bị hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc ngay từ tháng 7/2025 để vừa đảm bảo quyền lợi cho người quản lý, vừa tránh vi phạm pháp luật.