cần lưu ý gì khi sử dụng con dấu doanh nghiệp

Con dấu công ty là một công cụ được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản hay giấy tờ của đơn vị. Chúng có ý nghĩa trong việc thể hiện giá trị pháp lý đối với các giấy tờ, văn bản của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng con dấu để hạn chế những rủi ro, hãy cùng Monday Vietnam tìm hiểu qua bài viết sau.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không?

Quy định Luật doanh nghiệp hiện hành không nêu rõ doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu hay không mà chỉ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Luật doanh nghiệp mới chỉ đơn giản hóa thủ tục hành chính chứ hoàn toàn không mang ý nghĩa của việc khẳng định doanh nghiệp không bắt buộc phải có con dấu, đây còn là nhiều vấn đề con gây tranh cãi.

Hiện nay, các Doanh nghiệp vẫn phải đóng dấu lên văn bản, hồ sơ, giấy tờ mà các cơ quan nhà nước và đối tác yêu cầu hay chỉ đơn giản vì theo quen giao dịch. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn cần phải có con dấu, tuy nhiên mẫu dấu như thế nào và được sử dụng ra sao sẽ do doanh nghiệp tự quyết định.

Doanh nghiệp có được dùng nhiều con dấu không?

“Điều 43. Con dấu doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.“

Quy định trên cho thấy doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là liệu một doanh nghiệp có được sử dụng nhiều mẫu dấu khác nhau hay không. Thì theo hướng mở của LDN mới, đã bỏ đi một số ràng buộc đối với con dấu, doanh nghiệp có thể có hai con dấu với mẫu dấu khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần làm rõ mỗi con dấu sẽ được sử dụng trong trường hợp nào tại Điều lệ và các văn bản nội bộ của công ty để kiểm soát hành vi đóng dấu của người có thẩm quyền hay người có trách nhiệm liên quan.

Sử dụng con dấu doanh nghiệp nên thực hiện như thế nào?

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Điều lệ công ty hoàn toàn có quyền quy định việc con dấu sẽ không được sử dụng hoặc được sử dụng trong những loại giao dịch và trên các văn bản giấy tờ nào.

Monday Vietnam sẽ đề xuất các phương án mà doanh nghiệp có thể dùng để quản lý con dấu của mình:

Một là, Quy định chung con dấu của doanh nghiệp trong điều lệ công ty.

Hai là, Ban hành Quy chế nội bộ về việc sử dụng con dấu.

Trong đó đề cập đến các vấn đề như: Ai là người chịu trách nhiệm chính về việc quản lý con dấu của doanh nghiệp? Quy định sử dụng con dấu vào những việc gì? Quy định quản con dấu thế nào để tránh hư hao, tổn thất, mất mát? ….

Ba là, Việc giao con dấu cần có văn bản ủy quyền giữ con dấu

Thông thường, người đại diện pháp luật hay giám đốc là người được trao quyền giữ và sử dụng con dấu, tuy nhiên, họ không thể giữ con dấu theo bên mình mà giao cho bộ phận hành chính, trợ lý hoặc thư ký. Vì vậy, cần phải làm văn bản ủy quyền cho người giữ dấu. Có thể chú ý đên các vấn đề như: thời điểm bàn giao con dấu là khi nào? Thời hạn giữ con dấu trong vòng bao lâu? Người được ủy quyền giữ dấu có thể sử dụng con dấu vào những việc gì?, …. Và khi bản giao hay khi trả dấu cần có chứng từ để xác nhận việc giao-nhận như biên bản bàn giao.

Người được ủy quyền giữ dấu cũng cần thêm sổ văn thư lưu trữ những công văn đi (văn bản có đóng dấu công ty) để lưu trữ chứng từ tại công ty.

Việc quy định chi tiết sẽ hạn chế rủi ro sau này đối với doanh nghiệp khi có vấn đề phát sinh.

>>> Xem thêm “10 VIỆC CẦN LÀM SAU KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP“